La mise en concurrence du syndic ressemble, sur le papier, à une formalité assez simple. Quelques contrats, un comparatif, un vote en assemblée générale. Alors qu’en réalité, le calendrier, le contenu des contrats et la réglementation rendent l’exercice nettement plus subtil.

Nous le voyons régulièrement chez Syndicalur, notre cabinet de courtage en syndic de copropriété : quarante ans de copropriété, dont une dizaine en courtage, nous ont appris que le conseil syndical dispose ici d’un véritable levier pour comparer les prestations, négocier les honoraires et préparer l’assemblée générale dans de bonnes conditions.

Encore faut-il partir de la bonne règle.

Car sur ce sujet, une information ancienne continue de circuler très largement : celle d’une mise en concurrence obligatoire tous les trois ans. Cette règle appartient désormais au passé.

Par Olivier Bourriaud, courtier en syndic à Paris

Premier épisode de notre série « Changer de syndic ». Le second est consacré à la lecture de la fiche d’information sur les prix et les prestations.

Mise en concurrence du syndic : la règle a changé en 2020

Tapez la question dans un moteur de recherche et vous rencontrerez encore régulièrement la même réponse : le conseil syndical devrait procéder à une mise en concurrence du syndic tous les trois ans.

Cette périodicité correspond bien au droit applicable entre 2015 et 2020. Depuis le 1er juin 2020, le mécanisme repose sur un autre principe.

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 rattache désormais la mise en concurrence du syndic à l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel.

Le texte précise également que cette formalité intervient pour informer l’assemblée générale et qu’une omission laisse valable la décision de désignation.

Deux conséquences très concrètes en découlent :

• La mise en concurrence suit désormais la désignation du syndic. Dès que l’assemblée doit se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel, le conseil syndical compare plusieurs projets de contrat. Avec des contrats d’un an, l’exercice revient donc chaque année.
• Une omission laisse la désignation valable. Le syndic élu conserve son mandat même lorsque la comparaison préalable a été omise.

Ce deuxième point peut donner l’impression d’une obligation assez théorique. Nous y voyons plutôt une raison supplémentaire de préparer cette étape sérieusement.

La mise en concurrence du syndic reste l’un des rares moments où le conseil syndical peut comparer précisément les conditions du marché, analyser les prestations et discuter les conditions du prochain contrat. Elle entre directement dans sa mission d’assistance et de contrôle du syndic.

Mise en concurrence du syndic : ce que le conseil syndical doit produire

La loi demande au conseil syndical de mettre en concurrence plusieurs projets de contrat.

L’article 26 du décret du 17 mars 1967 précise les modalités de transmission des projets issus de cette démarche.

Dans la pratique, une mise en concurrence du syndic suppose au minimum deux contrats à comparer. Le contrat du syndic en place entre pleinement dans cette comparaison.

Trois éléments méritent alors notre attention.

• Des projets conformes au contrat type. Depuis 2015, les contrats de syndic professionnel suivent un modèle réglementaire commun et sont accompagnés d’une fiche d’information sur les prix et les prestations. Les rubriques identiques facilitent la comparaison entre candidats. Le fonctionnement du modèle est détaillé dans notre page consacrée au contrat type de syndic.
• Un avis écrit du conseil syndical. Le conseil syndical peut formuler un avis écrit sur chaque projet. Cette démarche reste facultative, mais elle matérialise le travail de comparaison effectué. Lorsqu’un avis existe, il accompagne les projets de contrat dans la convocation.
• Une transmission suffisamment anticipée au syndic en place. Le syndic adresse la convocation au moins 21 jours avant l’assemblée générale. Les contrats doivent donc lui parvenir assez tôt pour intégrer cet envoi. Une transmission tardive peut écarter le projet du vote.

La dispense de mise en concurrence

Il existe une possibilité de dispense.

Le conseil syndical peut être dispensé de mise en concurrence du syndic par une décision adoptée à la majorité de l’article 25, soit la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires.

La demande doit figurer à l’ordre du jour de l’assemblée générale précédant celle qui désignera le syndic.

Cette décision se prépare donc en amont. Lorsque cette étape antérieure manque, le conseil syndical reste soumis à la mise en concurrence.

Autre particularité : la dispense concerne uniquement l’obligation du conseil syndical.

Même après son adoption, un copropriétaire conserve la faculté de transmettre un projet de contrat au syndic et de demander son inscription à l’ordre du jour de l’assemblée appelée à choisir le syndic professionnel. La concurrence reste donc ouverte à l’initiative individuelle des copropriétaires.

Le rétroplanning

Sur le terrain, la difficulté vient souvent davantage du calendrier que du droit.

Commencer les démarches trois semaines avant l’assemblée laisse très peu de temps aux cabinets sollicités pour étudier sérieusement une copropriété. Un syndic doit comprendre la résidence, ses équipements, ses contentieux éventuels et ses projets de travaux avant de construire son offre.

Pour une mise en concurrence du syndic menée dans de bonnes conditions, nous conseillons de démarrer deux à trois mois avant l’assemblée générale.

Échéance	Action
2 à 3 mois avant l’AG	Réunir le conseil syndical. Construire le cahier des charges avec le nombre de lots, les équipements, les contentieux en cours, les travaux prévus et les attentes de service.
8 à 9 semaines avant	Identifier les candidats. Retenir trois à cinq syndics en mélangeant cabinets locaux et structures plus importantes. Transmettre le cahier des charges.
7 semaines avant	Recevoir les projets de contrats et les fiches d’information. Organiser les visites de l’immeuble. Une visite permet au candidat d’établir une proposition cohérente avec la résidence.
6 semaines avant	Comparer les propositions sur une même grille. Rencontrer les deux ou trois candidats retenus avec le gestionnaire qui suivra réellement l’immeuble.
5 semaines avant	Rédiger l’avis écrit du conseil syndical. Transmettre les contrats et l’avis au syndic en place.
4 semaines avant	Envoi de la convocation par le syndic avec les contrats et l’avis joints. Quatre semaines laissent au syndic de quoi respecter le délai réglementaire de 21 jours.
Jour de l’AG	Vote de la désignation à la majorité de l’article 25.

La dernière ligne mérite une attention particulière.

La désignation du syndic relève de la majorité de l’article 25, soit la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, y compris les absents.

Avec au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, l’article 25-1 prévoit un second vote immédiat à la majorité de l’article 24 lorsque la majorité absolue manque au premier vote.

Ce mécanisme mérite d’être anticipé. Un échec de la désignation peut laisser la copropriété sans syndic et conduire à une procédure de désignation judiciaire beaucoup plus lourde.

Comment comparer les syndics au-delà du prix ?

Le forfait annuel attire naturellement le regard. C’est aussi l’indicateur qui raconte le moins bien le coût réel du contrat.

Deux candidats peuvent annoncer exactement le même forfait et conduire, au fil de l’année, à des montants très différents. Tout dépend des prestations incluses, des interventions facturées séparément et des honoraires liés aux travaux.

Pour une mise en concurrence du syndic réellement utile, nous comparons donc plusieurs éléments.

Critère	Ce que nous regardons
Forfait de base	Nombre d’assemblées générales incluses, fréquence et durée des visites, tenue de la comptabilité, appels de charges et établissement du budget.
Prestations particulières	État daté, frais de relance, courriers recommandés, assemblée supplémentaire, vacation horaire et frais de photocopie. Une vacation horaire élevée peut rapidement renchérir le coût d’un incident.
Honoraires sur travaux	Pourcentage appliqué au montant des travaux et assiette retenue. Deux points d’écart sur un ravalement de 300 000 euros représentent 6 000 euros.
Durée et dates du contrat	Le mandat de syndic peut atteindre trois ans. Les dates de prise d’effet et d’échéance doivent figurer au contrat. Une échéance placée juste après l’assemblée réduit fortement la marge de manœuvre de la copropriété.
Gestionnaire et portefeuille	Identité du gestionnaire qui suivra réellement l’immeuble et nombre de copropriétés gérées. Un portefeuille de 45 immeubles réduit mécaniquement le temps disponible pour chacun d’eux.
Délais d’engagement	Délais de réponse aux demandes, de transmission des pièces comptables et d’intervention en urgence. Leur inscription dans le contrat donne au conseil syndical une base concrète.
Modalités de sortie	Conditions de résiliation ainsi que coût et délai de transmission des archives vers le syndic suivant. La sortie du contrat mérite autant d’attention que son entrée.
Garantie financière et assurance	Montant de la garantie financière rapporté aux fonds détenus. Cette vérification permet d’évaluer rapidement la solidité du candidat.

Chiffrer l’écart entre le forfait et le coût réel

Sur les quatre premiers postes, le calcul peut être objectivé.

Le comparateur ci-dessous additionne le forfait, les assemblées supplémentaires, les vacations et les honoraires sur travaux sur toute la durée du mandat. Il génère ensuite un avis chiffré utilisable avec les documents transmis pour l’assemblée générale.

Dès qu’une copropriété prévoit des travaux, le forfait annuel le plus faible peut aboutir à la facture globale la plus élevée.

C’est tout l’intérêt d’une mise en concurrence du syndic construite sur le coût réel : l’assemblée compare alors des contrats ramenés au même périmètre au lieu de se limiter au chiffre affiché en première page.

Le rôle d’un courtier en syndic

Mener cette démarche sérieusement demande du temps.

Pour un conseil syndical bénévole, nous estimons généralement entre quinze et trente heures de travail, réparties sur plusieurs mois. À cela s’ajoute une difficulté : disposer de références suffisamment nombreuses pour situer les tarifs proposés par rapport au marché.

C’est précisément le métier d’un courtier en syndic de copropriété.

Nous constituons le cahier des charges, recherchons des candidats correspondant au profil de l’immeuble, recueillons des propositions bâties sur un périmètre comparable et remettons au conseil syndical une analyse chiffrée qu’il pourra présenter en assemblée générale.

Le courtier reste extérieur à la fonction de syndic et à la candidature. Il intervient pour la copropriété et organise la comparaison entre les cabinets consultés.

L’intérêt dépasse donc la recherche d’un tarif inférieur.

Le vrai sujet consiste à comparer les mêmes prestations, dans les mêmes conditions et avec les mêmes hypothèses de fonctionnement. C’est précisément là que la lecture de plusieurs contrats devient complexe pour un conseil syndical qui réalise cet exercice ponctuellement.

Questions fréquentes sur la mise en concurrence du syndic

Quelques questions reviennent régulièrement lorsque le conseil syndical prépare cette comparaison avant l’assemblée générale. Voici les réponses utiles pour situer précisément le cadre de la démarche.

La mise en concurrence du syndic est-elle obligatoire tous les trois ans ?

La règle des trois ans a pris fin le 1er juin 2020.

L’ordonnance du 30 octobre 2019 rattache désormais la mise en concurrence à l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel.

Que se passe-t-il en cas d’omission de la mise en concurrence ?

La désignation du syndic conserve sa validité. Le texte prévoit expressément cette situation.

Le conseil syndical est dépourvu de personnalité morale, ce qui rend une sanction directe difficile en pratique. L’obligation de mise en concurrence demeure inscrite dans la loi.

Peut-on organiser une mise en concurrence sans conseil syndical ?

Lorsque la copropriété fonctionne sans conseil syndical, l’obligation qui pèse normalement sur celui-ci devient matériellement inexécutable.

Chaque copropriétaire conserve toutefois la faculté de transmettre un projet de contrat et de demander son inscription à l’ordre du jour.

Le syndic en place doit-il transmettre les coordonnées des copropriétaires ?

Le conseil syndical peut consulter des candidats à partir d’un cahier des charges décrivant la copropriété, ses caractéristiques et ses besoins. Les coordonnées individuelles des copropriétaires sont donc inutiles pour cette consultation.

Peut-on changer de syndic en cours de mandat ?

Oui. Une révocation peut être votée à la majorité de l’article 25.

Elle doit toutefois reposer sur un motif légitime afin de limiter le risque d’une demande d’indemnisation. Nous détaillons cette procédure dans notre guide consacré au changement de syndic.

Faire la mise en concurrence du syndic sans y passer vos soirées

Chez Syndicalur, nous consultons les syndics pour le compte du conseil syndical, ramenons les différentes propositions à un périmètre comparable et préparons l’analyse destinée à l’assemblée générale.

L’objectif : permettre aux copropriétaires de comprendre ce qu’ils votent, combien chaque contrat peut réellement leur coûter et quelles prestations ils obtiennent en contrepartie.

Épisode 2 : décrypter la fiche d’information sur les prix et les prestations

Les contrats comparés, il reste à lire le document qui les accompagne. La fiche d’information sur les prix et les prestations est standardisée : elle ramène deux candidats au même périmètre et fait apparaître les postes qui creuseront l’écart en cours de mandat.

➭ À paraître, épisode 2 : décrypter la fiche d’information sur les prix et les prestations

Sources : loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 21, dans sa rédaction issue de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019, en vigueur depuis le 1er juin 2020 ; décret n° 67-223 du 17 mars 1967, article 26, modifié par le décret du 2 juillet 2020 ; contrat type de syndic issu du décret n° 2015-342 du 26 mars 2015.