Le changement de syndic n’est jamais neutre.

C’est une opération chirurgicale : on sectionne un mandat, on reconnecte une gestion, sans perdre une goutte de données.

Chaque minute compte.

Dès le vote en assemblée générale, la machine juridique se met en mouvement : notification, transfert, contrôle. Le syndic sortant doit livrer la trésorerie, les archives, les accès bancaires et les documents comptables dans des délais fixés par la loi.

Une erreur de convocation, une pièce manquante, et c’est la décision entière qui s’effondre.

Et cette mécanique, Syndicalur, spécialiste de la gestion de copropriétés et de la transition entre syndics, la maîtrise jusqu’à la dernière signature.

1. Le calendrier légal la convocation (avant le changement de syndic)

Trois mois.

C’est la période usuelle pour convoquer l’assemblée générale avant la fin du mandat du syndic sortant.

Tout commence là, dans la rigueur du calendrier.

L’article 9 du décret du 17 mars 1967 fixe un délai minimal de vingt et un jours entre la convocation et la tenue de l’assemblée.

Ce délai n’est pas administratif : il détermine la validité du vote de désignation du nouveau syndic et la sécurité du mandat.

En pratique, le conseil syndical agit comme filtre technique : il vérifie la convocation, l’ordre du jour, le formulaire de vote par correspondance, et le lieu de consultation des pièces justificatives.

Chaque omission expose le syndic à une contestation, parfois à une annulation.

Et puis, tout s’enchaîne :

• Le syndic notifie la convocation vingt et un jours avant
• Le conseil syndical valide les documents
• Les copropriétaires consultent les pièces au moins un jour ouvré avant
• Le procès-verbal est adressé dans le mois
• Le délai de recours débute à réception du procès-verbal

D’ailleurs, depuis la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, les notifications électroniques s’imposent comme norme.

Un courriel ou une publication sur l’extranet de copropriété vaut désormais lettre recommandée avec AR.

Mais la loi équilibre : tout copropriétaire peut exiger le format papier, par simple message, sans formalisme.

En conséquence, le syndic gère deux circuits de preuve : numérique et postal.
Deux traçabilités à archiver, dix ans durant.

Au fond, le changement de syndic repose sur une mécanique simple : le respect absolu du temps et de la preuve.

2. La transparence des candidatures (les pièces à joindre à la convocation)

Le conseil syndical doit fournir aux copropriétaires toutes les pièces nécessaires à un vote éclairé. Le projet de contrat de syndic, la fiche d’information standardisée et l’avis du conseil syndical forment un tronc commun obligatoire.

Ces documents conditionnent la validité du vote de désignation du nouveau syndic.

Chaque pièce jointe devient une preuve. La convocation à l’assemblée générale de copropriété doit intégrer, en annexe, tous les éléments « pour validité » prévus à l’article 11 du décret du 17 mars 1967, sous peine de nullité.

Rien ne doit manquer.

« L’absence d’un projet de contrat de syndic dans la convocation équivaut à une convocation irrégulière », rappelle Me Stéphane Guitton, avocat en droit immobilier (source : revue Administrer, n° 312, 2024).

En parallèle, le contrat-type de syndic (Annexe 1 du décret) impose la présentation détaillée des honoraires, prestations incluses, et frais spécifiques. Ce format unique permet une mise en concurrence lisible et vérifiable par tous les copropriétaires.

Et puis, la précision technique prend le relais. Les copropriétaires doivent accéder, au moins un jour ouvré avant la réunion, aux pièces justificatives des charges, factures et contrats en cours. Ce droit de consultation est encadré par l’article 26 du décret de 1967, contrôlé par le conseil syndical.

Un oubli de pièce peut invalider une décision.

Les syndics consciencieux établissent désormais un bordereau listant chaque document notifié, daté et certifié. C’est la seule manière d’ancrer un changement de syndic dans la conformité absolue.

3. La mise en concurrence et le rôle du conseil syndical

Chaque appel d’offres révèle le sérieux du conseil syndical et la maturité de la copropriété.

Sans comparaison, pas de contrôle.

Le changement de syndic passe d’abord par une mise en concurrence loyale. L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 impose au conseil syndical d’organiser cette phase préparatoire, avant même la convocation à l’assemblée générale de copropriété. Chaque offre doit être documentée, comparable, mesurable.

C’est ce travail, souvent sous-estimé, qui va déterminer la stabilité de la gestion future.

Les syndics consultés doivent alors fournir un contrat-type conforme, leurs honoraires, la liste des prestations particulières, et les garanties professionnelles.

Sans cela, le vote devient vulnérable à la contestation.

Et puis aussi, tout se joue sur la traçabilité.

Les courriers de consultation, les réponses reçues et les critères de choix doivent être archivés par le conseil syndical. Cette documentation devient la preuve d’une procédure conforme, au même titre qu’un procès-verbal.

L’ANIL le rappelle dans sa fiche 2024 : « La mise en concurrence n’est pas une option, c’est une condition de transparence ».

Ce principe ancre juridiquement la légitimité du futur syndic entrant et protège le syndic sortant de tout soupçon de partialité.

Chaque étape doit rester traçable, signée, datée.

Une mise en concurrence menée à la lettre, c’est l’assurance d’une désignation incontestable et d’une copropriété gouvernée selon le droit.

Et rien d’autre.

4. La transmission des archives et la situation financière

Le transfert des archives de la copropriété obéit à une mécanique juridique stricte.

L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose à l’ancien syndic sortant un calendrier précis : 15 jours pour la situation de trésorerie, 1 mois pour les archives courantes, 2 mois pour les pièces de gestion.

Tout retard expose le professionnel à une mise en demeure immédiate.

La copropriété repose sur la continuité de sa mémoire. Sans transfert complet, le syndic entrant ne peut ni exécuter les contrats, ni relancer les fournisseurs, ni équilibrer les comptes bancaires séparés du syndicat.

La situation financière doit être intégralement remise, justificatifs inclus, avec copie au conseil syndical.

Et tout doit être daté, signé, traçable.

Le bordereau récapitulatif de transmission, prévu à l’article 33-1 du décret du 17 mars 1967, agit comme la preuve centrale du changement de syndic. Chaque document, qu’il soit papier ou dématérialisé, y figure avec la date de remise et le format transmis.

Rien n’échappe à la logique de preuve.

Les associations comme l’ARC rappellent que le non-respect des délais peut bloquer les paiements, suspendre les interventions et générer des pénalités contractuelles pour le syndicat.

Les syndics consciencieux établissent une double remise : un dossier physique, un lien numérique sécurisé. Ce double canal protège juridiquement la copropriété et fluidifie la reprise opérationnelle.

5. La continuité de service et les urgences pendant la transition

Entre deux mandats, tout peut se fissurer.

La copropriété entre dans un moment fragile : le syndic sortant s’efface, le syndic entrant n’a pas encore toutes les clés.

La moindre faille coûte cher.

Dans la pratique, chaque syndic doit établir un protocole de transition. Ce document recense les interventions en cours, les factures non réglées, les contrats fournisseurs, les sinistres ouverts et les procédures judiciaires. Le conseil syndical le valide pour garantir la traçabilité.

Cette coordination n’est pas administrative : elle est vitale.

Les copropriétaires doivent savoir, noir sur blanc, à qui s’adresser pendant ces jours d’entre-deux.

À défaut, un dégât des eaux, une panne électrique ou un sinistre structurel peuvent rester sans réponse pendant 48 heures.

Et là, tout déraille.

La jurisprudence l’a rappelé à plusieurs reprises : le syndic engage sa responsabilité dès qu’il tarde à intervenir dans une situation qualifiée d’urgence objective. La cour d’appel de Paris (CA Paris, 15 juin 2023, n°21/08564) a confirmé la faute d’un syndic pour inaction pendant la période de passation.

Le changement de syndic n’est donc pas un instant symbolique, mais un espace de cohabitation temporaire entre deux responsabilités pleines. L’un transmet, l’autre assume. Tous deux doivent agir, documenter, informer, jusqu’à la dernière minute.

6. Les canaux et l’accessibilité de la communication (papier + électronique, loi 2024-322)

Depuis la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024, la notification électronique s’impose, sans demander la permission.

L’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 a tout inversé : le numérique est devenu la règle, le papier l’exception.

Désormais, tout passe par le réseau : convocation, mise en demeure, procès-verbal, appel de fonds.

Et derrière cette bascule, un seul responsable : le syndic.

C’est lui qui porte le risque juridique, la conformité des envois, la conservation des données. Un clic de trop, un fichier oublié, et la procédure s’effondre.

L’assemblée générale, les mises en demeure, les procès-verbaux et les appels de fonds peuvent être notifiés par voie électronique, sans accord préalable. La seule exigence : informer clairement chaque destinataire de son droit à demander le papier. Cette obligation d’information vaut preuve de conformité, au même titre qu’un accusé postal.

Tout repose sur la traçabilité numérique.

Les syndics doivent aujourd’hui maintenir une double infrastructure : un canal électronique pour la majorité, un canal papier pour les exceptions. Ce dispositif, contrôlé par la DILA et encadré par l’ANIL, impose une gestion fine des consentements et des supports archivés.

La réussite d’un changement de syndic dépend désormais de la maîtrise de ces circuits :

• Le registre des préférences recensant les copropriétaires optant pour le format papier
• La plateforme extranet de copropriété garantissant la diffusion et la conservation des documents
• Les preuves électroniques horodatées attestant de la notification conforme
• La chaîne de sauvegarde garantissant l’intégrité des fichiers sur dix ans

Une seule erreur d’envoi peut tout invalider.

Les textes imposent aussi au syndic d’informer sur les moyens de conserver les documents, qu’ils soient imprimés ou dématérialisés. Cette obligation se combine à l’article 33 du décret de 1967 sur la conservation des archives, qui prolonge la responsabilité du syndic entrant au-delà de la simple diffusion.

La communication devient alors un outil de conformité. Elle scelle la légalité du mandat, protège la copropriété, et prouve le sérieux du changement de syndic.