Concomitamment à l’immatriculation des copropriétés, la loi ALUR a également rendu obligatoire l’établissement d’une fiche synthétique. Ce document résume les principales informations financières, administratives, juridiques et techniques pour chaque immeuble recensé sur le territoire. Quelle est l’utilité de cette fiche ? Quelles sont les données plus concrètement contenues dans la fiche synthétique ? Qui est chargé de l’établir et comment l’obtenir ? Petit tour d’horizon de la fiche synthétique de copropriété au sein de cet article.

Fiche synthétique de copropriété : de quoi s’agit-il ?

Depuis la loi ALUR, les résidences recensées en France doivent désormais être immatriculées auprès d’un organisme spécialement dédié appelé le registre des copropriétés et tenu par l’ANAH (agence nationale de l’habitat).

De façon concomitante, la loi ALUR a également rendu obligatoire (depuis 2018) l’établissement d’un document synthétisant les principales informations de chaque copropriété : il s’agit de la fiche synthétique.

Comme son nom l’indique, ce document synthétise l’essentiel des informations relatives à la copropriété : financières, administratives, juridiques et techniques. Penchons-nous à présent plus en détail sur le contenu de la fiche.

Que contient la fiche synthétique ?

Les données devant figurer dans la fiche synthétique sont prévues par le décret du 21 décembre 2016. On y retrouve notamment :

• Adresse de la résidence ;
• Numéro d’immatriculation (et date de dernière mise à jour auprès du registre national des copropriétés) ;
• Nombre et nature de l’usage des lots : habitation, commerce… ;
• Nom, adresse et coordonnées du représentant de la copropriété ainsi que sa qualité (syndic, administrateur…) ;
• Dates de la construction de l’immeuble et de l’établissement de son règlement de copropriété ;
• Dates de début et d’arrêté d’exercice comptable ;
• Date de la dernière assemblée générale ayant approuvé les comptes de la résidence ;
• État des dettes envers les fournisseurs ;
• État des impayés parmi les copropriétaires + nombre de débiteurs d’un montant de plus de 300 euros ;
• Montant du fonds travaux loi ALUR ;
• Liste des équipements recensés au sein de la résidence (chauffage, ascenseurs…).

Quel est l’objectif d’une fiche synthétique ?

La fiche synthétique donne à la fois un aperçu de la configuration de la copropriété, mais aussi de sa situation à un moment donné, ce qui est très utile pour vérifier si celle-ci est saine ou non (procédures, impayés élevés, administrateur judiciaire…). La fiche constitue en ce sens un bon indicateur de la santé de la résidence.

La fiche est également utile à l’occasion d’une mutation : nécessaire lors de la constitution du dossier de vente dans le cadre du droit d’information de l’acquéreur, elle permet une visibilité sur la situation de la résidence pour ce dernier qui achète ainsi en toute connaissance de cause.

Qui est chargé d’établir la fiche synthétique ?

C’est le syndic de copropriété qui est chargé d’établir la fiche synthétique. Pour ce faire, ce dernier doit se rendre sur le site internet du registre national des copropriétés. Il pourra alors :

• Effectuer les démarches nécessaires afin d’immatriculer la copropriété ;
• Mettre à jour annuellement les données des résidences immatriculées dont il a la gestion ;
• Extraire la fiche synthétique de copropriété de toute résidence recensée sur le registre national.

Le syndic doit actualiser une fois par an les données de la résidence sur le site du registre national des copropriétés, au maximum 2 mois après la diffusion du PV d’AG ayant approuvé les comptes du dernier exercice.

Précisons toutefois que l’établissement et la mise à jour annuelle de la fiche synthétique impliquent en contrepartie une charge de travail pour le syndic alors que la profession apparaît déjà très chronophage.

Les syndics coopératifs et bénévoles doivent-ils également établir la fiche synthétique ?

Tout syndic, incluant les formes coopératives et bénévoles, est tenu d’établir la fiche synthétique de copropriété en tant que gérant et représentant légal de celle-ci.

• Il existe notamment des vidéos explicatives dédiées aux syndics bénévoles sur le site du registre national des copropriétés afin de faciliter les démarches de ces derniers.

Comment obtenir une fiche synthétique ?

Le syndic doit la tenir à disposition des copropriétaires, en la rendant disponible sur l’extranet du cabinet ou sur demande ponctuelle.

Il n’est pas possible pour les copropriétaires de télécharger directement la fiche synthétique sur le site du registre national des copropriétés, seul le syndic (ou un notaire à l’occasion d’une mutation) est habilité à le faire.

BON À SAVOIR :

Le notaire peut également accéder au registre national des copropriétés pour télécharger directement la fiche synthétique plutôt qu’en faire la demande au syndic.

Existe-t-il des sanctions dans le cas où le syndic ne communiquerait pas la fiche synthétique de copropriété ?

La loi a prévu des sanctions pour les syndics qui ne communiqueraient pas la fiche aux copropriétaires souhaitant récupérer celle-ci.

• Le syndic est tenu d’adresser la fiche dans un délai d’un mois à compter de la demande du copropriétaire.
• À défaut, le syndic se verra infliger une pénalité en déduction de ses honoraires annuels de 15 euros par jour de retard.

Quels sont les deux documents indispensables au fonctionnement de la copropriété ?

La fiche synthétique introduite par la loi ALUR est venue enrichir la liste des documents nécessaires au fonctionnement d’une copropriété : carnet d’entretien, liste des copropriétaires, PV d’AG, relevé général des dépenses, balance générale…

Si tous ces documents sont importants, deux apparaissent tout particulièrement indispensables : il s’agit du règlement de copropriété et de la convention d’ouverture de compte séparé auprès de la banque.

Le règlement de copropriété est effectivement le document qui va déterminer les règles au sein de la résidence, notamment :

• Qui possède et qui paie quoi (détail des lots principaux et secondaires avec leurs tantièmes et charges correspondants) ;
• Les règles de vie en collectivité ;
• Les règles concernant l’administration et l’utilisation des parties communes et privatives ;
• Le type de destination de la résidence ;
• La présence éventuelle de parties communes à jouissance privative et parties communes spéciales.

L’ensemble des copropriétaires et locataires est tenu de respecter le règlement de copropriété. Dans le cas contraire, le syndic peut en rappeler les règles applicables en sa qualité de gérant et représentant légal de la résidence.

La convention d’ouverture de compte séparé est également déterminante, car c’est elle qui permet au syndicat des copropriétaires d’avoir son propre compte bancaire afin de pouvoir régler les différents prestataires tout au long de l’année.

L’essentiel à retenir sur la fiche synthétique de copropriété

• La fiche synthétique est donc comme son nom l’indique un document recensant les principales informations (financières, administratives, juridiques et techniques) d’une copropriété.
• Introduite par la loi ALUR et obligatoire depuis 2018, elle est concomitante à l’immatriculation de la copropriété à partir de laquelle elle est extraite sur le site du registre national dédié à cette démarche.
• Son établissement est à l’initiative du syndic qui doit également l’actualiser chaque année puis la tenir à disposition des copropriétaires (à défaut, le syndic peut s’exposer à des pénalités sur ses honoraires.).
• Précisons que la fiche apparaît très utile, car elle reflète la situation de la copropriété à un moment donné, ce qui est notamment utile lors d’une mutation afin de préserver le droit d’information du futur acquéreur.