Depuis la loi ALUR, les résidences recensées sur le territoire national doivent être immatriculées auprès de ce qu’il convient de nommer le registre national des copropriétés. En quoi consiste ce dernier et quelle est son utilité ? Comment consulter le registre et pour qui est-il accessible ? Quelles sont les démarches à effectuer pour immatriculer une copropriété ? L’immatriculation est-elle obligatoire ? Qui est chargé de tenir le registre des copropriétés ? Autant de questions que nous aborderons au sein de cet article.
Qu’est-ce que le registre des copropriétés ?
Introduite par la loi ALUR, l’immatriculation des copropriétés a nécessité la création d’un registre spécialement dédié à cette démarche : c’est dans cette optique qu’est né le registre des copropriétés.
Outre la possibilité d’immatriculer une copropriété, le registre national d’immatriculation des copropriétés donne également accès à l’annuaire de l’ensemble des copropriétés recensées sur le territoire ainsi qu’à plusieurs données statistiques. Il permet également de générer la fiche synthétique de copropriété.
L’objectif de cette mesure administrative est de référencer l’ensemble des copropriétés recensées sur le territoire afin de permettre aux syndics d’accéder aux principales informations concernant les copropriétés. Le registre national des copropriétés est également utile à l’occasion d’une vente, le notaire pouvant lui aussi y accéder pour télécharger la fiche synthétique et renforcer ainsi le pouvoir d’information de l’acquéreur comme nous le verrons par la suite.
Bon à savoir :
L’agence nationale de l’habitat (ANAH) est l’organisme chargé de tenir le registre des copropriétés.
Quelles sont les résidences concernées par l’immatriculation ?
Toute copropriété comportant au moins un lot d’habitation doit être immatriculée.
Immatriculation des copropriétés : comment faire ?
L’inscription se fait en ligne sur le site du registre des copropriétés.
Qui est chargé d’effectuer l’immatriculation de la copropriété ?
L’immatriculation des copropriétés se fait par son représentant légal, à savoir le syndic. Celui-ci peut être :
- Professionnel (prestation non inclue dans le forfait pouvant donner lieu à facturation) ;
- Bénévole (des vidéos explicatives visant à faciliter ses démarches sont notamment disponibles sur le site du registre).
L’immatriculation initiale
Le représentant légal doit renseigner plusieurs informations sur la copropriété lors de la démarche en ligne, notamment :
- Le nom d’usage (s’il y en a un), son adresse ainsi que la date de création du syndicat des copropriétaires ;
- Le nombre et la nature (habitation, commerce ou bureau) de ses lots ;
- Le représentant légal actuel (le syndic) ;
- Le budget prévisionnel annuel ;
- L’état de ses impayés ainsi que les dettes envers ses fournisseurs ;
- La nature de ses équipements (ascenseur(s), chauffage…) ;
- L’éventuelle existence de difficultés affectant le syndicat des copropriétaires : procédures, mesures de sauvegarde, nomination d’un administrateur provisoire ou mandataire ad hoc…
La mise à jour annuelle des données
Le registre national des copropriétés permet également la mise à jour des données relatives à la copropriété. Légalement, le syndic doit effectuer celle-ci tous les ans, précisément dans les 2 mois suivants l’assemblée générale ayant approuvé les comptes du précédent exercice.
Comment consulter le registre national des copropriétés ?
Le registre des copropriétés est consultable en ligne via son site internet.
Seuls les professionnels (syndics, administrateurs provisoires, notaires…) ou les syndics bénévoles ont néanmoins la possibilité d’y accéder, le registre n’étant pas ouvert au public.
Les professionnels ou les syndics bénévoles doivent se connecter au moyen d’un identifiant et d’un code d’accès. Les syndics bénévoles bénéficient notamment de vidéos explicatives pour créer leur espace.
Est-il obligatoire d’enregistrer une copropriété ?
Oui. Depuis la loi ALUR, toute copropriété doit faire l’objet d’une immatriculation dès lors qu’elle comporte au moins un lot d’habitation.
Les délais octroyés par la loi étant prescrits, les résidences non immatriculées à ce jour exposent leur syndic à une amende de 20 euros par lot et par semaine en cas de mise en demeure restée infructueuse dans un délai d’un mois par un copropriétaire de la résidence ou l’ANAH.
La fiche synthétique de copropriété
Le registre des copropriétés permet en outre de générer la fiche synthétique de copropriété à partir des informations saisies durant l’immatriculation.
Ce document consiste, comme son nom l’indique, en une synthèse des principales informations techniques, administratives, juridiques et financières de la copropriété. Les informations devant y figurer sont notamment fixées par les dispositions du décret du 21 décembre 2016.
Le syndic est tenu de mettre la fiche synthétique à disposition des copropriétaires (sur demande ou directement accessible sur l’extranet du cabinet), ce qui permet de compenser l’impossibilité pour ceux-ci de consulter l’immatriculation de leur résidence.
Le notaire peut également accéder à la fiche synthétique via le registre des copropriétés à l’occasion d’une vente, celle-ci étant nécessaire lors de la constitution du dossier afin de renforcer le droit d’information de l’acquéreur.
Comme pour l’immatriculation, le syndic doit actualiser les données de la fiche tous les ans à l’issue de la diffusion du procès-verbal de l’assemblée générale « ordinaire » dans un délai de 2 mois.
Où trouver la liste des copropriétaires ?
Contrairement à une idée parfois répandue, la liste des copropriétaires (comportant leur adresse postale, lot(s) et tantièmes respectifs) n’est pas accessible sur le site du registre des copropriétés, lequel étant par ailleurs non ouvert au public comme indiqué précédemment.
Depuis la loi ELAN, la liste des copropriétaires doit figurer dans l’espace dédié au conseil syndical sur l’intranet du syndic. Dans le cas contraire, le conseil syndical peut la demander (par lettre recommandée avec accusé réception) à ce dernier.
Que faire dans le cas où le syndic refuse de communiquer la liste des copropriétaires ?
Le syndic dispose d’un mois pour transmettre la liste des copropriétaires au conseil syndical à compter de la réception du courrier de demande. À défaut, le mandataire en place s’expose (en déduction de ses honoraires forfaitaires annuels) à une pénalité de 15 euros par jour de retard.
Il convient néanmoins de procéder avec prudence dans le cas où le mandat du syndic en place aurait expiré et que le conseil syndical (ou tout copropriétaire) souhaiterait convoquer une assemblée générale en urgence afin de changer de syndic dans le cadre des dispositions de l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 : effectuer la demande de la liste des copropriétaires auprès du syndic sortant pourrait effectivement entraîner un risque de mise sous administration judiciaire de la résidence en représailles de la part ce dernier.
Bon à savoir :
Pour pallier cette difficulté, il est possible d’obtenir la liste des copropriétaires auprès du service des impôts fonciers de la commune de la résidence.
L’essentiel à retenir sur le registre des copropriétés
- Le registre des copropriétés constitue donc l’outil de référencement introduit par la loi ALUR pour recenser les copropriétés au niveau national.
- Tenu par l’ANAH, ce registre permet aux syndics d’immatriculer en ligne les résidences dont ils ont la gestion, mais aussi d’avoir accès à l’intégralité de l’annuaire au niveau national.
- Le registre national des copropriétés permet également de générer la fiche synthétique de copropriété à partir des informations renseignées lors de l’immatriculation, document notamment très utile à l’occasion d’une vente pour renforcer le pouvoir d’information du futur acquéreur.
- Outre l’immatriculation initiale, le syndic doit mettre à jour les données relatives à la copropriété une fois par an.
- L’immatriculation des copropriétés est obligatoire pour toute copro qui comporte au moins un lot d’habitation.
- Pour rappel, le registre des copropriétés n’est pas accessible au public, mais uniquement aux professionnels (syndics et notaire entre autres).
