Tout savoir avant de changer de syndic

Changer de syndic est une étape qui peut s’avérer délicate pour les copropriétaires peu habitués à cet exercice : il leur faut effectivement évaluer le candidat, analyser son contrat, comparer des offres et des prestations qui se ressemblent mais qui sont néanmoins différentes. Retrouvez notre guide afin d’éviter les erreurs les plus fréquentes et assurer ainsi un changement de syndicle plus efficace possible pour votre copropriété.

Sommaire

Changement de syndic : les modalités
Comment comparer et analyser les contrats, avant le changement de syndic
Changer de syndic : les 5 étapes à suivre

Changement de syndic : les modalités

Quand peut-on procéder au remplacement du syndic en place ?

Changer de syndic avant la fin du mandat et procéder à l’élection d’un nouveau cabinet obéit à des règles strictes qui sont différentes selon la situation dans laquelle se trouve le syndicat des copropriétaires. Remplacer votre syndic est obligatoire dans trois cas :

  • La démission ;
  • La révocation ;
  • La carence du syndic.

Il peut être aussi facultatif dans l’hypothèse la plus courante où il est mis en concurrence.

Lorsque le syndic de copropriété démissionne en cours d’exercice, il doit respecter un préavis de trois mois et doit convoquer une assemblée avant ce délai afin que l’assemblée puisse pourvoir à son remplacement.

Comment faire pour révoquer un syndic ?

Dans les cas de carence et de révocation du syndic, il faut agir avec méthodologie comme il sera indiqué ci-après.

Le remplacement du syndic est facultatif quand son mandat arrive à échéance et qu’il est mis en concurrence. En principe, les copropriétaires ont recours à l’article 10 du décret du 17 mars 1967, mais il arrive dans de rares cas qu’il faille utiliser l’article 8 du décret.

Le Conseil Syndical ou un copropriétaire peuvent présenter un syndic conformément aux dispositions de l’article 10 du décret du 17 mars 1967. En cas de difficultés, le Conseil Syndical peut éventuellement réunir l’assemblée en recourant aux dispositions de l’article 8 du décret du 17 mars 1967.

Lorsque le syndicat des copropriétaires souhaite changer de syndic en cours de mandat, conformément à l’article 2004 du Code Civil, il faut impérativement procéder aux dispositions prévues à l’article 8 du décret. La révocation doit être motivée par une faute significative et préjudiciable au syndicat, l’absence d’ouverture d’un compte bancaire séparé par exemple.

Dans le cas où le syndicat est dépourvu de syndic, l’assemblée peut être convoquée par tout copropriétaire conformément aux nouvelles dispositions de l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 modifiées par la loi Macron, par exemple si le terme du mandat du syndic en place est expiré.

Comment comparer et analyser le contrat, avant de changer de syndic ?

Changer de syndic ne s’improvise pas, il est nécessaire de sélectionner des cabinets aptes à gérer votre copropriété, recueillir des devis et organiser les visites de l’immeuble avec les candidats.

L’idéal est de confier cette mission au Conseil Syndical. La loi Macron du 6 août 2015, modifiée par l’ordonnance du 30 octobre 2019, impose au conseil syndical de réaliser une mise en concurrence tous les ans sauf dispense de l’assemblée des copropriétaires. En revanche, l’absence de mise en concurrence n’affecte pas la validité du mandat du syndic élu.

Le conseil peut se faire assister dans ses démarches pour changer de syndic, selon les dispositions de l’article 27 du décret du 17 mars 1967 par un courtier en copropriété. Ce dernier mettra en place un processus de sélection adapté au profil de la résidence.

1 – Présentation

Afin de procéder au changement de syndic, le Conseil Syndical doit présenter la copropriété de façon rigoureuse aux candidats en leur communiquant le maximum d’informations telles que la situation financière, l’état des impayés et des procédures en cours, les travaux réalisés et ceux à étudier, le personnel en place ainsi que tout autre paramètre susceptible d’influencer le jugement du candidat.

2 – Profil

Le Conseil Syndical doit établir un questionnaire à l’intention du candidat dans l’objectif de changer de syndic. Il faut en effet se faire préciser le montant de la garantie financière, le nombre d’immeubles et de lots gérés, le nombre et la qualification des collaborateurs ou encore l’organisation interne du cabinet (binôme ou trinôme).

Il faut également vérifier s’il existe un accès extranet détaillé désormais obligatoire, si le candidat communique ses attestations loi Hoguet et responsabilité civile obligatoires et enfin s’il remet une copie de sa carte professionnelle.

3 – Comparer les offres

Depuis le 2 juillet 2015, l’ensemble des contrats de syndic conclus ou renouvelés doivent impérativement être conformes au contrat type du décret du 26 mars 2015. Il est donc plus facile aux copropriétaires de comparer les prix du contrat dit « tout sauf », néanmoins fastidieux à lire. La fiche d’information complémentaire devant être annexée au contrat depuis le 01 janvier 2022 tel que le prévoit l’arrêté du 30 juillet 2021 facilite néanmoins cette démarche, la fiche étant en fait une synthèse du contrat de syndic.

Les honoraires de base comprennent toutes les prestations fournies par le syndic au titre de sa mission à l’exclusion des prestations suivantes :

  • Les visites, conseils syndicaux et assemblées hors forfait ;
  • L’établissement ou la modification du règlement de copropriété ;
  • La gestion des sinistres ;
  • Le suivi des litiges et contentieux ;
  • La reprise de la comptabilité non approuvée ou non répartie ;
  • La gestion des emprunts et des subventions.

Des frais et honoraires sont imputables aux seuls copropriétaires, il s’agit des prestations suivantes :

  • Les frais de recouvrement ;
  • Les honoraires de mutation ;
  • Les frais de délivrance des documents sur support papier.

BON À SAVOIR :

Conformément à la loi Boutin, le syndic est en droit de facturer des honoraires de travaux hors budgets de gestion courante.

Ces honoraires doivent en effet être votés en assemblée générale à la suite des travaux votés.

Le contrat de syndic a une durée maximum de trois ans, la loi ALUR n’en a pas modifié les règles si ce n’est sur un point : lorsque l’assemblée générale désigne un nouveau syndic dont le mandat commence avant le terme de celui du syndic en place, cette décision vaut révocation de ce dernier.

Cette disposition a pour but de mettre un terme à la controverse sur la facturation éventuellement réclamée par le syndic sortant.

Changer de syndic : les 5 étapes à suivre

1 – Préparer l’assemblée générale afin de présenter le changement de syndic

Changer de syndic ne s’improvise pas et la candidature du nouveau cabinet doit être inscrite à l’ordre du jour.

Deux textes régissent la demande d’inscription à l’ordre du jour des questions que souhaitent voir débattues les copropriétaires ou le Conseil Syndical en assemblée générale. Il s’agit respectivement de l’article 10 et de l’article 8 du décret du 17 mars 1967.

L’article 10 est ouvert à tout copropriétaire, il suffit que la demande parvienne au syndic avant qu’il n’adresse la convocation. Il est utilisé dans la majorité des cas par les copropriétaires et doit comporter un certain nombre de résolutions obligatoires qui seront inscrites à l’ordre du jour notamment :

  • Seuils de consultation du Conseil Syndical ;
  • Mise en concurrence du syndic ;
  • Souscription d’une assurance responsabilité civile…

L’article 8 est réservé au Conseil Syndical ou à un groupe de copropriétaires représentant 1/4 des tantièmes. La procédure est complexe et doit être menée de façon rigoureuse pour être conforme. C’est la seule mesure permettant le changement de syndic afin de contraindre un syndic qui refuse d’inscrire un concurrent à l’ordre du jour pour être réélu en passant en force.

L’ASTUCE SYNDICALUR :

En cas de demande pour changer de syndic, il est conseillé de tenir l’assemblée générale dans une salle en dehors des locaux du syndic afin d’éviter toutes difficultés.

2 – Convoquer les copropriétaires

La convocation est adressée aux copropriétaires en respectant le souhait du Conseil Syndical ou de ceux désirant l’examen d’une autre candidature.

Il est nécessaire dans une seconde étape d’informer et de mobiliser les copropriétaires. Une lettre d’information permettra de les sensibiliser sur les raisons du changement de syndic et assurera un taux de participation en augmentation, ce qui permettra de récolter les pouvoirs des copropriétaires ne pouvant être présents à l’assemblée.

Il est recommandé de se procurer la feuille de présence que le syndic est tenu de communiquer dans les conditions de l’article 33 du décret du 17 mars 1967. Le Conseil Syndical peut se faire communiquer une liste à jour conformément aux dispositions de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Cette liste doit être accessible dans l’espace intranet réservé au conseil syndical.

Un audit des comptes réalisé par un professionnel est-il obligatoire avant de changer de syndic ?

NON.

Si le Conseil Syndical a réalisé le contrôle des comptes et qu’il n’a constaté aucune anomalie, dans ce cas il donnera un avis favorable lors de l’approbation des comptes.

En revanche, un audit réalisé par un tiers présentera un avantage supplémentaire pour justifier le changement de syndic si les comptes paraissent suspects.

Attention : depuis le 1er juin 2020, les règles pour changer de syndic sont devenues plus complexes. Il faut notamment respecter un préavis, indiquer des motifs sérieux lorsque la démarche émane du conseil syndical.

3 – Tenir l’assemblée générale

Au début de l’assemblée organisée pour changer de syndic, les copropriétaires doivent émarger la feuille de présence. La plupart du temps cette opération est réalisée par le syndic. Lorsque tous les copropriétaires présents ont signé, il est procédé à la constitution du bureau.

En premier lieu, l’assemblée doit désigner son président conformément à l’article 15 du décret du 17 mars 1967. La vérification des pouvoirs ne peut intervenir que lorsque le président de l’assemblée a été désigné.

Ce principe comporte une difficulté de mise en œuvre car pour vérifier les pouvoirs il faut que le président soit élu et pour élire le président, il faut que les pouvoirs aient été vérifiés. Pour tourner la difficulté, la commission relative à la copropriété prévoit d’opérer deux vérifications des pouvoirs : une première qualifiée de provisoire par le syndic avant l’élection du président et une seconde après la nomination de ce dernier.

L’assemblée désigne ensuite le secrétaire de séance puis, le cas échéant, un ou deux scrutateurs dont le rôle est d’assister le président de l’assemblée en procédant au décompte des voix des copropriétaires, en vérifiant les résultats et en validant la rédaction du procès-verbal.

Depuis le 1er juin 2020 le procès-verbal doit être signé dans un délai de 8 jours après la tenue de l’assemblée générale et diffusé par le nouveau syndic dans un délai d’un mois.

BON À SAVOIR :

C’est le président qui assure la police des débats et donne à ce titre la parole à ceux favorables au changement de syndic comme aux copropriétaires hostiles au remplacement du syndic.

Le syndic ne peut intervenir que s’il y est invité par le président qui peut aussi lui demander de sortir avant le vote et inviter le nouveau candidat à se présenter.

Le syndic sortant reste présent en principe à l’assemblée.

Le syndic nouvellement élu prend officiellement ses fonctions un jour franc après l’assemblée générale l’ayant désigné (ordonnance du 30 octobre 2019).

Une fois le syndic élu, le déroulement de l’assemblée suit les règles habituelles que les copropriétaires connaissent, l’idéal étant d’avoir un bureau totalement acquis au syndicat, ce qui est bien entendu impossible lorsque le syndic sortant est secrétaire.

Le procès-verbal est rédigé par le secrétaire et diffusé par le syndic nouvellement élu conformément aux dispositions de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

4 – S’assurer de la régularité des modalités de l’assemblée

Nous conseillons au président de vérifier dès sa nomination la régularité de la feuille de présence et des pouvoirs. Il existe en effet de nombreuses fraudes à ce stade : pouvoirs reçus par les syndics et remis à des soutiens, voire des parents ou des salariés, dépassement du nombre de pouvoirs autorisés etc…

Après que le président ait vérifié les pouvoirs et la feuille de présence, ces documents sont impérativement conservés par le bureau car il s’agit des annexes du procès-verbal.

Cette pratique justifie de ne pas confier le secrétariat au syndic sortant.

BON À SAVOIR :

Conformément aux recommandations de la commission relative à la copropriété et la jurisprudence, la vérification du nombre de millièmes présents et représentés par le secrétaire de séance, juste avant sa désignation formelle, ne constitue pas une irrégularité justifiant l’annulation de l’assemblée.

Cette pratique supervisée par le bureau implique toutefois qu’il n’y ait aucune opposition ni erreur de calcul recensées durant cette période précédant la nomination du secrétaire.

Selon l’article 15 du décret du 17 mars 1967, le syndic assure le secrétariat de la séance sauf décision contraire de l’assemblée générale. Par conséquent, le président doit proposer la désignation d’un copropriétaire qui sera prêt à assumer cette tâche.

En effet, le secrétaire doit enregistrer ceux qui votent contre et ceux qui s’abstiennent ainsi que le nombre de tantièmes pour. Il consigne au procès-verbal si la résolution est adoptée ou non en fonction de la majorité requise.

5 – Accueillir le nouveau syndic pour sa prise de fonction

Après ce vote pour changer de syndic, le nouveau syndic prend ses fonctions un jour franc après l’assemblée générale et peut éventuellement fixer une date plus éloignée. L’ancien syndic est tenu de lui remettre dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions :

  • La situation de trésorerie ;
  • La totalité des fonds immédiatement disponibles ;
  • L’ensemble des documents ;
  • Archives du syndicat.

Dans le délai de deux mois suivant l’expiration du délai mentionné ci-dessus, l’ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes, et de lui fournir l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat.

En cas d’existence d’un compte bancaire séparé, le syndic nouvellement élu peut notifier le procès-verbal le désignant à la banque car, en sa qualité de représentant légal du syndicat, il devient titulaire du compte.

Il est courant que le syndic sortant communique des documents incomplets, dans certains cas il arrive même qu’il refuse de transmettre les fonds et les pièces. Il est donc très important que le conseil syndical vérifie que l’intégralité des archives du syndicat soit transmise au nouveau syndic qui, ne connaissant pas la copropriété, ne pourra pas juger si l’ensemble des pièces a bien été transmis.

Dans le cas où le syndic sortant persiste dans cette attitude, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra, après mise en demeure restée infructueuse, demander au président du tribunal judiciaire d’ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds.

BON À SAVOIR :

En cas de changement de syndic, l’article 33-1 du décret du 17 mars 1967 prévoit que la transmission des archives du syndicat doit être accompagnée d’un bordereau récapitulatif de ces pièces.

La copie de ce bordereau est remise au conseil syndical.

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