Comprendre le contrat de syndic

Le contrat de syndic est le document contractuel signé entre la copropriété et le mandataire chargé d’administrer celle-ci. Que contient-il ? Quand et par qui le contrat doit-il être signé ? Quelle est la durée légale maximale autorisée ? Est-il possible de résilier le contrat ? Existe-t-il un modèle type prévu par la loi ? Les syndics bénévoles ou coopératifs sont-ils également tenus d’avoir un contrat ? Comment se le procurer ? On fait le point sur les modalités du contrat de syndic au sein de cet article.

Qu’est-ce que le contrat de syndic ?

Dès lors qu’un syndic est désigné pour administrer une copropriété, un contrat doit être signé avec celle-ci à l’occasion de l’assemblée générale.

Le contrat de syndic est le document qui va déterminer les relations contractuelles entre les 2 parties, notamment l’objet et la durée de la mission. S’il s’agit d’un syndic professionnel, le contrat va en outre préciser les prestations de ce dernier ainsi que les tarifs associés.

Il existe différents 2 types de contrats de syndic : le contrat professionnel et le contrat bénévole.

Le contrat du syndic professionnel

Il s’agit du contrat de syndic le plus répandu en France, la majorité des copropriétés étant gérées par un syndic professionnel rémunéré en échange de ses services. Dans ce cas, le contrat doit indiquer le prix et le détail des prestations proposées, étant précisé que les professionnels doivent respecter un contrat type de syndic depuis 2014 et l’entrée en vigueur de la loi ALUR.

Ce contrat-type prévoit notamment une répartition des prestations en 2 catégories :

  • Les prestations incluses dans un forfait de base ne pouvant donner lieu à une facturation complémentaire ;
  • Les prestations dites particulières pouvant donner lieu à une facturation complémentaire.

Le forfait de base

Concernant le forfait de base, le syndic doit notamment effectuer les missions suivantes :

  • Effectuer le règlement des dépenses de la résidence ;
  • Adresser les appels de fonds ;
  • Tenir les comptes à jour ;
  • Effectuer le suivi et le recouvrement des impayés ;
  • Assurer l’entretien des équipements collectifs / préserver l’état des parties communes de la copropriété / réaliser les travaux votés en assemblée générale ;
  • Gérer les assemblées générales annuelles (préparation en concertation avec le conseil syndical, convocation, tenue de l’AG puis édition du procès-verbal à l’issue de celle-ci) ;
  • Assurer la copropriété ;
  • Veiller à faire respecter le règlement de copropriété ;
  • Tenir à jour les documents administratifs de la résidence (carnet d’entretien, fiche synthétique de la copropriété…) ainsi que la liste des copropriétaires ;
  • Régler les salaires, effectuer les démarches administratives et le management en cas d’employés.

Retrouvez la liste exhaustive des prestations devant obligatoirement être incluses dans le forfait de base dans les annexes 1 et 2 du décret du 26 mars 2015.

Le forfait va également indiquer le nombre de visites du syndic et de conseils syndicaux prévus pour l’année de gestion ainsi que le nombre d’heures pour l’assemblée générale.

Les prestations particulières

Quant aux prestations pouvant donner lieu à une facturation complémentaire, celles-ci sont détaillées ci-dessous :

  • Visite supplémentaire de la copropriété ;
  • Réunion supplémentaire avec le conseil syndical ;
  • Assemblée générale supplémentaire (préparation, convocation et tenue) ;
  • Reprise comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) ;
  • Gestion et suivi contentieux / sinistres ;
  • Mise à jour / modification règlement de copropriété ;
  • Représentation du syndicat des copropriétaires aux assemblées générales de structures type ASL / AFUL / Union de Syndicats ;
  • Immatriculation (initiale) de la copropriété ;
  • Gestion individuelle des copropriétaires (impayés, mutations…) ;
  • Constitution / suivi pour le syndicat d’un dossier de subvention ou d’emprunt ;
  • Réalisation et suivi travaux (rémunération du syndic fixée en assemblée générale selon un pourcentage sur le montant HT).

La loi ALUR a en outre interdit certaines pratiques comme la facturation des photocopies (à l’exception de celles concernant les assemblées générales dites « extraordinaires »).

Les tarifs du syndic professionnel

Concernant les tarifs, le contrat de syndic précise le montant du forfait. Celui-ci est fixé librement : les honoraires sont en moyenne compris entre 200 et 250 euros HT par copropriétaire pour l’’Île-de-France et 150 euros HT en Province pour les syndics traditionnels. Concernant les syndics en ligne, le prix peut être moins élevé. À l’inverse, les tarifs peuvent être plus importants concernant les toutes petites copropriétés avec un forfait minimum souvent appliqué par les professionnels (compris en moyenne entre 3 000 et 4 000 euros HT).

Les prestations particulières sont facturées selon un montant fixe ou bien au temps passé avec un tarif pour les heures ouvrables et les heures non ouvrables. Comme pour le forfait de base, ces tarifs sont fixés librement (avec quelques exceptions comme l’état daté qui ne peut dépasser 380 euros TTC).

Les travaux sont quant à eux facturés selon un pourcentage HT du montant des travaux (le taux peut varier en fonction du recours ou non à un maître d’œuvre). Depuis la loi ELAN, les taux des honoraires travaux peuvent figurer dans le contrat à titre indicatif, mais ils doivent alors être détaillés selon des taux dégressifs en fonction du montant des travaux. En moyenne, les taux sont souvent compris entre 1 et 3 % HT du montant des travaux en fonction de leur importance.

BON À SAVOIR :

Depuis le 1er janvier 2022, les syndics professionnels sont tenus d’annexer une fiche d’information à leur contrat synthétisant les prestations et prix associés. La fiche doit en outre préciser un coût horaire unique avec possibilité d’une majoration elle aussi unique pour les heures non ouvrables.

Le contrat de syndic bénévole

Les syndics bénévoles doivent également avoir un contrat de syndic, mais celui-ci est nettement simplifié et beaucoup moins encadré que celui des professionnels dans la mesure où les bénévoles ne proposent pas de prestations payantes.

Les syndics coopératifs doivent-ils également avoir un contrat ?

Il n’y a en revanche pas matière pour les syndics coopératifs à proposer de contrat dans la mesure où le syndic est dans ce modèle de gestion le président du conseil syndical.

Qui signe le contrat de syndic de copropriété ?

Le contrat de syndic est signé en principe à l’occasion de l’assemblée générale par les 2 parties, à savoir le représentant du syndic professionnel présent à l’assemblée générale (ou le syndic bénévole) et le président de séance de l’assemblée.

À noter qu’un syndic bénévole ne peut en aucun cas présider l’assemblée générale (sous peine de nullité de celle-ci).

Contrairement à une idée parfois répandue, ce n’est donc pas le président du conseil syndical qui signe le contrat de syndic. Cela est néanmoins possible, mais le secrétaire de séance doit dans ce cas le consigner dans le procès-verbal de l’assemblée.

Avant d’être signé, le contrat de syndic doit être annexé à la convocation d’assemblée générale afin que les copropriétaires puissent en prendre connaissance préalablement. Si le syndic en place se charge de son propre contrat en tant qu’expéditeur de la convocation, toute autre proposition doit lui être notifiée par une lettre recommandée avec accusé réception par un copropriétaire dans le cadre des dispositions de l’article 10 de la loi du 10 juillet 1965.

BON À SAVOIR :

Dans le cadre d’un changement de syndic, il est recommandé de faire adresser le contrat du nouveau syndic par un copropriétaire non-membre du conseil syndical dans la mesure où un préavis et des motifs légitimes doivent désormais être respectés si la demande émane du conseil syndical. Dans le cas contraire, la copropriété peut s’exposer à devoir verser une indemnité au syndic en place.

Quelle est la durée d’un contrat de syndic ?

Bien que le contrat de syndic soit dans la majorité des cas reconduit d’année en année à l’occasion de l’assemblée générale dite « ordinaire », la durée légale maximale autorisée en France est de 3 ans. Il n’existe pas de durée minimale d’un mandat de syndic de copropriété.

BON À SAVOIR :

Les honoraires du syndic peuvent être indexés dans le cas des contrats pluriannuels.

Comment le contrat du syndic est-il renouvelé ?

Le contrat est renouvelé de la même façon que sa signature initiale, à l’occasion de l’assemblée générale annuelle dite « ordinaire ». Le syndic peut y être maintenu dans ses fonctions, mis en concurrence ou être remplacé par un autre syndic.

  • Contrairement à une idée répandue, il est possible de réduire la durée de mandat du renouvellement du syndic en place jusqu’à un minimum de 3 mois (qui est la durée du préavis légal que le syndic doit respecter en cas de démission). Ce procédé peut être utile dans le cas où la copropriété souhaite changer de syndic afin de permettre qu’une nouvelle assemblée générale soit rapidement convoquée.

Le contrat du syndic peut-il être résilié ?

La résiliation du contrat de syndic est possible par l’intermédiaire de la révocation du syndic. Celle-ci doit néanmoins être motivée par une faute ou un manquement grave à ses obligations de la part du mandataire de la résidence.

Où trouver le contrat de copropriété passé avec le syndic ?

Il est possible de se procurer le contrat du syndic :

  • Via la convocation de l’assemblée générale où il doit obligatoirement figurer en annexe ;
  • Via l’intranet du syndic sur lequel il est en principe disponible.

Les contrats des syndics professionnels peuvent-ils être contrôlés ?

Les professionnels peuvent être contrôlés par la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes) dans le cadre de leur gestion, notamment concernant l’obligation de respecter le contrat type de syndic institué par la loi ALUR. La sanction encourue dans ce dernier cas est une amende de 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale. Tout professionnel n’annexant pas de fiche d’information au contrat s’expose également à une amende du même ordre.

L’essentiel à retenir sur le contrat de syndic

  • Le contrat de syndic est donc le document déterminant les relations contractuelles entre la copropriété et le syndic chargé de l’administrer.
  • Si ce dernier est un professionnel, le contrat va indiquer le forfait de base de gestion prévu par la loi ALUR ainsi que les prestations particulières avec leurs tarifs respectifs associés.
  • Les syndics bénévoles sont également tenus d’avoir un contrat même si celui-ci est simplifié et moins encadré que le modèle type imposé aux professionnels depuis la loi ALUR.
  • Le contrat de syndic est signé par ce dernier et le président de séance lors de l’assemblée générale, étant précisé que le contrat doit préalablement figurer en annexe de la convocation afin que les copropriétaires puissent en prendre connaissance avant l’assemblée générale.
  • La durée de contrat ne peut excéder 3 ans. Il n’existe pas de durée minimale d’un mandat de syndic de copropriété.
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