Le changement de syndic est la désignation, par l’assemblée générale des copropriétaires, d’un nouveau syndic à la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Le projet doit être inscrit à l’ordre du jour, avec le contrat du syndic candidat joint à la convocation, notifiée au moins 21 jours avant l’AG ou délai plus long. Si le vote atteint au moins un tiers des voix, un second vote immédiat à l’article 24 est obligatoire. Après cessation de fonctions, l’ancien syndic transmet les éléments prévus par l’article 18-2.

Changer de syndic, ça paraît simple quand on le dit vite.

La copropriété n’est plus satisfaite, le conseil syndical cherche un autre cabinet, tout le monde vote en assemblée générale, et on passe à autre chose. Sauf qu’en vrai, un changement de syndic se joue rarement aussi tranquillement.

Parce qu’entre l’ordre du jour, la convocation, la majorité de vote, le contrat du nouveau syndic et la transmission des comptes, il y a plusieurs endroits où une copropriété peut se prendre les pieds dans le tapis.

La bonne approche, ce n’est donc pas de changer dans la précipitation, ni d’attendre que tout le monde soit à bout. C’est de préparer le dossier dans le bon ordre, avec les bons documents, au bon moment.

Syndicalur, votre courtier en syndic de copropriété, vous explique comment changer de syndic sans transformer une décision utile en problème de procédure.

Quelles sont les étapes pour changer de syndic ?

Un changement de syndic ne commence pas le soir de l’assemblée générale.

Il commence bien avant, souvent quand les copropriétaires sentent que quelque chose ne tourne plus rond : des mails sans réponse, des travaux qui n’avancent pas, des comptes peu lisibles, des relances qui s’accumulent, ou une impression générale que l’immeuble n’est plus vraiment suivi.

À ce stade, le mauvais réflexe serait de se dire : « On verra ça à la prochaine AG. »

Parce que si la prochaine AG arrive sans contrat concurrent, sans résolution claire et sans calendrier, il sera souvent trop tard pour faire les choses correctement.

La première étape consiste donc à relire le contrat du syndic actuel. Il faut repérer la date de fin de mandat, la durée prévue, les honoraires, les prestations incluses et les conditions de sortie.

Ensuite, le conseil syndical peut lancer une mise en concurrence.

Concrètement, cela veut dire demander plusieurs propositions à différents syndics, puis comparer autre chose que le prix affiché. Un syndic moins cher, mais peu disponible ou mal adapté à l’immeuble, peut recréer les mêmes problèmes quelques mois plus tard.

Les points à regarder de près :

• Les honoraires de gestion courante
• Le nombre de visites d’immeuble prévues
• Le suivi des travaux
• La gestion des impayés
• Les frais particuliers
• La disponibilité du gestionnaire
• Les outils de communication et l’extranet
• L’expérience du syndic sur des copropriétés comparables

Une fois les propositions étudiées, le conseil syndical retient le contrat du syndic candidat qu’il souhaite présenter à l’assemblée générale.

Ce contrat doit ensuite être inscrit à l’ordre du jour et joint à la convocation, afin que les copropriétaires puissent en prendre connaissance avant le vote.

Puis vient le vote.

Si le nouveau syndic est désigné, il prend ses fonctions à la date prévue dans la résolution. À partir de là, l’ancien syndic doit transmettre les fonds, les documents, les archives et les éléments comptables nécessaires à la continuité de gestion.

À savoir : le mandat d’un syndic professionnel ne peut pas dépasser 3 ans. Il ne faut donc pas attendre indéfiniment pour remettre le contrat en question quand la gestion ne convient plus.

Quel calendrier respecter pour changer de syndic en cours ou en fin de mandat ?

Le calendrier dépend d’abord d’une chose très simple : est-ce que la copropriété veut changer de syndic en fin de mandat, ou avant la fin du contrat actuel ?

Dans le premier cas, le mandat arrive à son terme, la copropriété compare plusieurs syndics, puis elle vote la désignation du nouveau cabinet lors de l’assemblée générale.

Mais même là, il faut anticiper.

La convocation à l’AG doit être envoyée au moins 21 jours avant la réunion ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété.

Donc, si le contrat du syndic candidat retenu n’est pas prêt avant l’envoi de la convocation, il ne pourra pas être intégré proprement au vote.

Autrement dit : le vrai calendrier commence bien avant les 21 jours.

Dans une copropriété un peu complexe, avec des travaux, des impayés ou des tensions internes, il vaut mieux commencer plusieurs mois avant l’assemblée générale. Cela laisse le temps de contacter les syndics, d’analyser les offres, de poser des questions, puis d’expliquer la démarche aux copropriétaires.

Pour un changement de syndic en cours de mandat, c’est plus délicat.

Là, la copropriété ne se contente pas de ne pas renouveler le syndic. Elle met fin au contrat avant son terme, ce qui suppose de s’appuyer sur des raisons sérieuses : manquements, absence de suivi, erreurs répétées, difficultés de gestion, ou conflit devenu impossible à résoudre.

Il ne suffit donc pas de dire : « On préfère quelqu’un d’autre. »

Il faut vérifier trois choses :

1. Le motif de résiliation ou de révocation
2. La possibilité de convoquer une assemblée générale dans les règles
3. La présence d’un nouveau syndic prêt à reprendre la gestion immédiatement

Sinon, la copropriété risque de se retrouver dans une situation bancale : un syndic sortant contestataire, un nouveau syndic pas encore valablement désigné, et des copropriétaires qui ne savent plus à qui s’adresser.

Ça ne vient pas de nous

« Dans un arrêt du 8 mars 2018, la Cour de cassation a rappelé que désigner un nouveau syndic avant la fin du mandat de l’ancien vaut bien révocation du syndic en place, mais cette révocation anticipée doit reposer sur un motif légitime. Sinon, le syndic sortant peut demander des dommages-intérêts. »

Comment convoquer une assemblée générale pour changer de syndic ?

En principe, c’est le syndic en place qui convoque l’assemblée générale.

Oui, même si l’objectif est de le remplacer.

Cela peut sembler un peu étrange, mais tant qu’un nouveau syndic n’a pas été désigné, le syndic actuel reste l’interlocuteur officiel de la copropriété. Le conseil syndical doit donc agir proprement, par écrit, en demandant l’inscription de la question à l’ordre du jour.

Ici, il faut demander une résolution précise, accompagnée du contrat du syndic candidat. Parce que pour voter, les copropriétaires doivent savoir exactement qui est proposé, à quelles conditions, pour quelle durée et avec quelle date de prise d’effet.

La convocation doit ensuite contenir :

• L’ordre du jour complet
• La résolution de désignation du syndic candidat
• Le contrat du syndic candidat retenu
• Les informations utiles pour comprendre la mise en concurrence
• Les modalités de vote

Si le syndic refuse de convoquer l’AG ou laisse traîner, le conseil syndical n’est pas totalement bloqué.

Une assemblée générale peut être demandée par le conseil syndical, ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.

Là encore, il vaut mieux éviter les échanges informels du type « on lui a demandé oralement ». Une demande écrite, datée, complète, avec les questions à inscrire à l’ordre du jour, protège beaucoup mieux la copropriété.

Car une convocation mal préparée peut fragiliser tout le vote.

Quelle résolution, quel ordre du jour et quelle majorité prévoir pour changer de syndic ?

En copropriété, une assemblée générale ne doit pas simplement dire qu’elle ne veut plus de l’ancien syndic. Elle doit surtout désigner valablement le nouveau.

L’ordre du jour pour changer de syndic doit donc être clair.

La résolution doit mentionner :

• Le nom du syndic candidat
• L’approbation de son contrat
• La durée du mandat
• La date de prise d’effet
• La majorité applicable
• Le contrat joint à la convocation

Un exemple de formulation ?

Désignation du cabinet [Nom du syndic] en qualité de syndic de la copropriété, approbation de son contrat joint à la convocation, fixation de la durée du mandat et de la date de prise d’effet, conformément aux règles de majorité applicables.

Ensuite, il faut appliquer la bonne majorité.

La désignation du syndic se vote en principe à la majorité de l’article 25, c’est-à-dire la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires. Et c’est là que beaucoup de copropriétés se trompent.

Parce qu’il ne suffit pas d’avoir la majorité des personnes présentes dans la salle.

À savoir : la majorité de l’article 25 se calcule sur tous les copropriétaires. Les copropriétaires absents comptent aussi dans le total des voix.

Lorsque la résolution n’obtient pas la majorité absolue de l’article 25, mais recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, l’assemblée générale procède immédiatement à un second vote à la majorité de l’article 24. Il faut donc que le président de séance, le syndic et le conseil syndical soient attentifs au calcul des voix.

Comment faire voter un changement de syndic sans erreur de procédure ?

Une copropriété peut avoir de très bonnes raisons de changer de syndic, un nouveau contrat plus adapté, un conseil syndical mobilisé, et pourtant fragiliser la décision avec une erreur de forme.

Premier réflexe : ne jamais faire voter une intention vague.

Il ne faut pas demander : « Êtes-vous d’accord pour changer de syndic ? » Il faut soumettre au vote la désignation d’un syndic identifié, avec son contrat, ses honoraires et sa date de prise de fonction.

Deuxième réflexe : vérifier que les documents ont été envoyés avec la convocation.

Un contrat découvert en pleine AG, c’est une mauvaise idée. Les copropriétaires doivent pouvoir lire les conditions avant de voter, surtout lorsque le syndic candidat a été retenu après étude de plusieurs propositions.

Troisième réflexe : bien gérer les votes.

Il faut tenir compte :

• Des tantièmes
• Des copropriétaires présents
• Des pouvoirs donnés
• Des votes par correspondance
• Des absents
• Du seuil de majorité applicable

Si l’ancien syndic n’est plus en fonction et que le nouveau n’a pas été valablement désigné, la copropriété peut se retrouver sans syndic. Et croyez-nous, ce n’est pas la situation de rêve : factures à payer, contrats à suivre, sinistres à gérer, appels de fonds à émettre…

À savoir : le vote ne doit pas seulement acter le départ de l’ancien syndic. Il doit organiser l’arrivée du nouveau.

Le conseil d’Olivier Bourriaud, votre expert Syndicalur

« Quand un conseil syndical me dit : « On veut changer de syndic à la prochaine AG », je demande d’abord : est-ce que le contrat du nouveau syndic est prêt, est-ce qu’il sera joint à la convocation, et est-ce que la résolution désigne bien un cabinet précis ?

J’ai déjà vu des copropriétés arriver en assemblée avec une vraie majorité de copropriétaires favorables au changement, mais un dossier trop léger. Tout le monde était d’accord sur le fond, sauf que le contrat du syndic candidat retenu n’avait pas été transmis correctement avant l’AG.

Mon astuce terrain est simple : préparez une mini-fiche de comparaison d’une page pour les copropriétaires, en plus des contrats officiels. Pas pour remplacer les documents légaux, évidemment, mais pour rendre le choix lisible.

Vous mettez noir sur blanc : honoraires, nombre de visites, gestion des travaux, frais particuliers, disponibilité du gestionnaire, extranet, date de prise d’effet. Et surtout, vous vérifiez que le contrat complet du syndic candidat retenu est bien joint à la convocation. »

Comment communiquer le changement de syndic aux copropriétaires ?

Un changement de syndic mal expliqué peut créer de la méfiance, même quand il est parfaitement justifié.

Avant l’AG, les copropriétaires ont besoin de comprendre pourquoi le conseil syndical propose une mise en concurrence. Pas forcément avec un roman de dix pages, mais avec des explications simples : manque de réactivité, difficultés de suivi, honoraires peu lisibles, besoin d’un syndic plus adapté, travaux à mieux piloter.

Ensuite, ils doivent recevoir le contrat du syndic candidat retenu avec la convocation.

Mais soyons honnêtes : tout le monde ne lit pas un contrat de syndic dans le détail. Un résumé clair peut donc aider, à condition de ne pas remplacer les documents officiels.

Ce résumé peut mettre en avant :

• Les différences de prix
• Les prestations incluses
• Les frais particuliers
• Le nombre de visites prévues
• Les outils de suivi ;
• La disponibilité du gestionnaire
• Les points forts du syndic proposé

Après le vote, le procès-verbal officialise la décision.

Mais là encore, le PV ne suffit pas toujours à rassurer tout le monde. Les copropriétaires veulent surtout savoir ce qui change concrètement dans leur quotidien.

Il faut donc leur communiquer rapidement :

• Le nom du nouveau syndic
• Sa date de prise de fonction
• Ses coordonnées
• Les modalités de paiement des appels de fonds
• L’accès à l’extranet
• Les dossiers prioritaires repris
• Les démarches à faire, ou justement à ne pas faire

Cette communication simple évite beaucoup de mails inutiles. Et elle évite aussi les mauvaises interprétations du type « on ne sait plus qui gère quoi » ou « personne ne nous a prévenus ».

Qui paie les frais de transfert lors d’un changement de syndic ?

Quand un syndic sortant transmet les documents au nouveau syndic, peut-il facturer des frais de transfert ?

L’idée de base est simple : la transmission des documents fait partie de ses obligations.

Le syndic sortant doit remettre les éléments nécessaires à la continuité de gestion. Il ne rend pas un service exceptionnel à la copropriété : il termine tout simplement sa mission correctement.

Donc, si une ligne « frais de transfert », « frais de sortie » ou « frais de changement de syndic » apparaît, il faut la regarder de très près.

La bonne question n’est pas seulement : « Qui paie ? ». La vraie question, c’est : « Qu’est-ce qui est facturé exactement ? »

Il faut vérifier :

• Le libellé de la facture
• Le contrat du syndic sortant
• La nature réelle de la prestation
• Le caractère obligatoire ou non de cette opération
• L’existence éventuelle de frais d’archivage externalisé
• La différence entre transfert de gestion et frais individuels de mutation

Attention aussi à ne pas mélanger les sujets.

Les frais liés à la vente d’un lot, par exemple, ne sont pas les mêmes que ceux liés à la passation entre deux syndics. Dans un cas, on parle d’une opération individuelle.

Dans l’autre, on parle de la gestion collective du syndicat des copropriétaires.

Le meilleur réflexe, au moment du transfert, reste de demander le bordereau récapitulatif des documents transmis. Ce document est obligatoire et doit être remis au président du conseil syndical.

Parce qu’un « on vous a tout envoyé » ne suffit pas toujours. Le nouveau syndic doit pouvoir vérifier ce qu’il a reçu, et le conseil syndical doit pouvoir repérer ce qui manque.

Comment se passe la reprise des comptes après un changement de syndic ?

Le nouveau syndic ne reprend pas seulement un immeuble. Il reprend une comptabilité, des soldes bancaires, des appels de fonds, des factures, des impayés, des contrats fournisseurs, des travaux votés, parfois aussi des dossiers mal rangés ou incomplètement suivis.

La loi prévoit une transmission progressive.

Dans les 15 jours suivant la cessation de ses fonctions, le syndic sortant doit transmettre les premiers éléments financiers essentiels : situation de trésorerie, références des comptes bancaires du syndicat et coordonnées de la banque.

Ensuite, dans le délai d’un mois, il doit transmettre l’ensemble des documents et archives du syndicat.

Puis, dans les délais prévus, il doit fournir l’état des comptes des copropriétaires et l’état des comptes du syndicat après apurement et clôture. En pratique, on retient souvent un délai global pouvant aller jusqu’à 3 mois pour les comptes finalisés.

Ce passage de relais doit être suivi sérieusement.

Le nouveau syndic doit contrôler :

• Les soldes bancaires
• Les appels de fonds déjà émis
• Les charges payées ou en attente
• Les impayés copropriétaires
• Les avances et provisions
• Le fonds travaux
• Les factures fournisseurs
• Les contrats en cours
• Les dossiers contentieux
• Les travaux votés mais non clôturés

Le conseil syndical n’a pas à refaire la comptabilité à la place du syndic.

En revanche, s’il y a des écarts, des factures manquantes ou des comptes difficiles à reprendre, mieux vaut les identifier tout de suite plutôt que les découvrir six mois plus tard.

C’est particulièrement important quand la copropriété change de syndic à cause d’un manque de rigueur.

Parce qu’un nouveau syndic peut être meilleur, plus disponible, plus carré, mais il ne peut pas deviner ce qu’on ne lui transmet pas.

À savoir : les comptes finalisés peuvent prendre plus de temps que les premiers documents de gestion. C’est normal, mais cela doit rester suivi et expliqué.

Le conseil d’Olivier Bourriaud, votre expert Syndicalur

« Après un changement de syndic, je conseille toujours au conseil syndical de ne pas se contenter d’une phrase du type : « les comptes ont été transmis ». Ça ne veut pas dire grand-chose.

Ce qu’il faut demander, c’est une reprise organisée, avec une liste claire des pièces reçues, des pièces manquantes et des points à contrôler en priorité.

Sur le terrain, le cas le plus fréquent, ça se traduit sous la forme d’une accumulation de petits défauts de procédure : une facture travaux qui n’a pas été rattachée au bon exercice, un copropriétaire débiteur mal suivi, un contrat fournisseur introuvable, ou un solde bancaire qui demande une explication.

Rien d’affolant si c’est repéré tout de suite, mais beaucoup plus pénible si on le découvre six mois plus tard.

Dans le premier mois, demandez au nouveau syndic un point de reprise avec le conseil syndical. Un vrai passage en revue : trésorerie, comptes bancaires, impayés, factures en attente, fonds travaux, contrats en cours et archives manquantes. Comme ça, tout le monde sait d’où l’on repart. »

Quelles obligations le syndic sortant doit-il respecter après sa résiliation ?

Après sa résiliation ou la fin de son mandat, le syndic sortant ne peut pas disparaître avec les documents sous le bras.

Les archives, les pièces comptables et les informations de gestion appartiennent au syndicat des copropriétaires. Le syndic les détenait pour gérer l’immeuble, pas pour les garder une fois sa mission terminée.

Il doit donc transmettre les éléments au nouveau syndic dans les délais légaux.

Les grandes étapes sont les suivantes :

• Dans les 15 jours : transmission de la situation de trésorerie, des références bancaires et des coordonnées de la banque
• Dans le délai d’un mois : transmission de l’ensemble des documents et archives du syndicat
• Dans un délai de 2 mois suivant l’expiration du premier délai d’un mois : transmission de l’état des comptes des copropriétaires et de celui du syndicat, après apurement et clôture

Et cela vaut aussi pour les documents numériques.

Un ancien syndic ne peut pas se contenter de dire que les documents étaient « sur la plateforme ». Le nouveau syndic doit pouvoir les récupérer dans un format exploitable, téléchargeable et utilisable pour gérer l’immeuble.

Sinon, la copropriété se retrouve coincée.

Pas de contrat fournisseur sous la main, pas de suivi clair des travaux, pas d’historique des impayés, pas de pièces comptables complètes… Et tout le monde perd du temps.

Si la passation traîne, le conseil syndical et le nouveau syndic doivent réagir vite.

Il faut lister les pièces manquantes, relancer formellement l’ancien syndic, conserver les preuves des demandes et éviter que la situation s’installe. Plus l’on attend, plus les dossiers deviennent difficiles à reprendre.