Reprenons où nous nous étions arrêtés. Une résolution votée, un procès-verbal bien rédigé, des délais respectés.

Et une assemblée quand même attaquable, parce que personne n’a compté les pouvoirs.

Voici comment ça se passe en vrai.

Mars dernier, copropriété de soixante-douze lots, 1 000 tantièmes. Un copropriétaire se présente à l’ouverture avec cinq pouvoirs dans une pochette. Il les pose sur la table, le syndic les enregistre, la séance commence.

Résolution 7, la réfection de l’étanchéité des balcons, votée à l’article 25. Adoptée avec 540 voix sur les 501 nécessaires. Marge confortable en apparence.

Nos cinq pouvoirs représentaient 210 tantièmes, auxquels s’ajoutaient les 40 tantièmes du mandataire lui-même.

Trois mois plus tard, un copropriétaire opposant a demandé la feuille de présence. Il a fait une addition. Et il avait raison.

Trois pouvoirs, et l’exception que personne ne connaît

La règle tient dans l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965.

• Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, qu’il soit ou non membre du syndicat. Votre fille, votre voisin de palier, votre avocat : peu importe.
• Chaque mandataire ne peut recevoir, à quelque titre que ce soit, plus de trois délégations de vote.

Et voici le passage que la plupart des gens ignorent, dans un sens comme dans l’autre.

Le mandataire peut dépasser trois délégations si le total des voix dont il dispose, les siennes comprises, ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat. Ce plafond était fixé à 15 % jusqu’au 31 janvier 2021.

Dans une copropriété de 1 000 tantièmes, le seuil est donc de 100 tantièmes.

Reprenons notre pochette de mars. Cinq délégations, 210 tantièmes de mandants, 40 tantièmes en propre, soit 250 voix au total.

Cinq, c’est plus que trois. Et 250, c’est deux fois et demie le plafond de 100. L’exception ne jouait pas. Deux pouvoirs étaient de trop.

La résolution 7 était passée avec une marge de 39 voix. Les voix litigieuses en pesaient largement davantage.

C’est exactement le test que retient le juge : l’irrégularité doit avoir eu une incidence sur le résultat du vote. Une résolution adoptée à 850 voix avec deux pouvoirs de trop reste solide, parce que le retrait des voix litigieuses ne change rien. Une résolution adoptée à 39 voix près ne l’est pas.

Nous le répétons à chaque conseil syndical que nous accompagnons : ce qui compte n’est pas le nombre d’irrégularités, c’est l’écart entre le résultat et le seuil.

Les personnes qui ne peuvent rien recevoir

Toujours l’article 22. Ne peuvent recevoir aucune délégation :

• le syndic, son conjoint, son partenaire de PACS ou son concubin
• leurs ascendants et leurs descendants
• les préposés du syndic, ainsi que leurs ascendants et descendants

La liste est plus large que nous ne le croyons en général. Le gestionnaire d’immeuble salarié du cabinet est un préposé. Sa compagne aussi est visée.

Trois précisions de forme, tirées de la pratique des mandats.

Le mandat doit être écrit. Seule exception admise, le mandat tacite entre époux.

Il vaut pour une assemblée déterminée. Un pouvoir donné l’an dernier ne se reporte pas sur celle de cette année, même si l’ordre du jour se ressemble.

Le mandataire peut subdéléguer, sauf si le mandat l’interdit expressément. Si vous tenez à ce que ce soit votre voisin qui vote et personne d’autre, écrivez-le sur le document. Notre modèle de pouvoir prévoit l’emplacement.

Ce que vous pouvez écrire sur un pouvoir

Puisque le mandat est écrit, autant s’en servir. Trois mentions que nous recommandons systématiquement aux conseils syndicaux que nous accompagnons.

• Le nom du mandataire, en toutes lettres. Un pouvoir nominatif ne se retrouve pas dans une pochette à répartir.
• L’interdiction de subdéléguer, si vous tenez à ce que ce soit cette personne et pas une autre qui vote à votre place. Sans cette mention, la subdélégation reste possible.
• Vos instructions de vote, résolution par résolution. Le mandat étant écrit, rien n’empêche d’y préciser votre position sur les points sensibles de l’ordre du jour. Votre mandataire garde la main sur les autres.

Un pouvoir sans aucune de ces trois mentions n’est pas irrégulier. Il est simplement beaucoup moins utile que vous ne le pensez au moment de le signer.

Les pouvoirs en blanc, et qui a le droit de les distribuer

Passage important, parce que la règle est récente et qu’elle est très mal appliquée.

Un pouvoir en blanc, c’est un mandat sans nom de mandataire. Le copropriétaire délègue son vote sans désigner qui l’exercera.

Avant la loi ELAN, ces pouvoirs atterrissaient chez le syndic, qui les répartissait à sa convenance. Autant dire qu’ils servaient souvent à faire passer les résolutions qui l’arrangeaient, à commencer par le renouvellement de son propre contrat.

La loi ELAN, par son article 211, et le décret du 27 juin 2019 créant l’article 15-1 du décret du 17 mars 1967, ont fermé la porte.

• Le syndic reçoit les mandats sans indication de nom, mais ne peut ni les conserver ni les attribuer lui-même
• Il les remet en début de réunion au président du conseil syndical, qui désigne le mandataire
• À défaut de conseil syndical ou de président, il les remet au président de séance désigné par l’assemblée

Un syndic qui ouvre sa pochette et distribue lui-même les pouvoirs en blanc agit donc hors de ses attributions. Ça se constate à l’ouverture de la séance, et ça se fait porter au procès-verbal.

La feuille de présence, le document qui annule des assemblées

Beaucoup de copropriétaires signent la feuille de présence sans la regarder. C’est pourtant la seule pièce qui permet de reconstituer un décompte après coup.

L’article 14 du décret du 17 mars 1967 fixe ce qu’elle doit contenir.

• Les nom et domicile de chaque copropriétaire
• L’identité du mandataire le cas échéant
• Le nombre de voix dont dispose chaque personne

Et ce qu’il faut en faire.

• Elle est émargée par chaque copropriétaire présent, ou par son mandataire
• Elle est certifiée exacte par le président de séance
• Elle est annexée au procès-verbal et conservée avec lui
• Elle peut être tenue sous forme électronique

Maintenant la sanction, et elle est lourde.

La Cour de cassation a jugé le 18 février 2014 (3e chambre civile, pourvoi n° 13-10.307) que le défaut de communication d’une feuille de présence conforme aux prescriptions légales équivaut à son absence. L’assemblée générale a été annulée. Pas une résolution : l’assemblée entière.

Dernier point, qui sert directement dans notre histoire de mars.

Ni la loi ni le décret ne disent qui doit tenir la feuille. En pratique, le syndic l’établit.

Les copropriétaires émargent à l’ouverture. Ceux qui arrivent en retard notent leur heure d’arrivée, ceux qui partent avant la fin notent leur heure de départ.

Ces heures ne sont pas décoratives. Elles permettent de savoir, résolution par résolution, qui était là au moment du vote. Une feuille sans heures rend chaque décompte invérifiable.

Vous avez le droit de la réclamer

Peu de copropriétaires le savent, et c’est la première chose à faire quand un résultat paraît douteux.

La Cour de cassation a confirmé le 9 janvier 2025 que le syndic doit délivrer copie de la feuille de présence sur demande, sans pouvoir s’y opposer.

Le fondement est l’article 33 du décret du 17 mars 1967, qui impose la délivrance de copies certifiées conformes des procès-verbaux d’assemblée et de leurs annexes. La feuille de présence étant une annexe du procès-verbal, elle entre dans le champ.

En cas de refus : mise en demeure par lettre recommandée, puis action judiciaire pour obtenir la délivrance sous astreinte.

Qui contrôle quoi pendant la séance

L’article 15 du décret du 17 mars 1967 organise le bureau.

L’assemblée désigne en début de réunion son président de séance et, le cas échéant, un ou plusieurs scrutateurs. Le syndic assure le secrétariat, sauf décision contraire. Ces désignations se votent à la majorité des voix exprimées.

Ne peuvent pas présider : le syndic, son conjoint, son partenaire de PACS ou concubin, leurs ascendants et descendants, les préposés du syndic et leurs proches. Et le président de séance doit être copropriétaire : c’est une formalité substantielle dont la violation entraîne la nullité.

Fonction	Ce qu’elle contrôle
Président de séance	Dirige les débats, organise les votes, proclame les résultats, vérifie la feuille de présence et le respect des limitations de voix
Secrétaire	Établit le procès-verbal, retranscrit les débats, porte les réserves
Scrutateurs	Assistent le président dans le contrôle des mandats et la vérification du décompte, résolution par résolution

Vous remarquerez que la vérification des pouvoirs est explicitement dans les attributions du président et des scrutateurs. Ce n’est pas une initiative de copropriétaire tatillon, c’est leur travail.

Si un vote s’annonce serré, demandez la désignation de scrutateurs. Nous consacrons une page entière au rôle du scrutateur.

Les cinq minutes d’ouverture de séance

Sur le modèle du quart d’heure d’après-assemblée de l’épisode précédent, voici ce qui se vérifie avant que le premier vote ne commence.

• Comptez les pouvoirs par mandataire. Pas le nombre total de pouvoirs dans la salle : le nombre par personne, et les voix correspondantes.
• Appliquez les deux plafonds. Plus de trois délégations ? Alors le total de ses voix doit rester sous 10 % de celles du syndicat.
• Vérifiez le sort des pouvoirs en blanc. Ils doivent être remis au président du conseil syndical, pas distribués par le syndic.
• Regardez qui préside. Ni le syndic, ni un de ses proches ou préposés, et un copropriétaire.
• Demandez des scrutateurs si une résolution sensible figure à l’ordre du jour.
• Faites noter les heures. Arrivées tardives, départs anticipés, sur la feuille de présence.

Cinq minutes au début valent mieux que deux mois de procédure ensuite.

Comment s’est terminée l’histoire de mars

Le copropriétaire opposant a demandé la feuille de présence au syndic, qui l’a transmise.

L’addition était sans appel : cinq délégations pour un mandataire, 250 voix au total, un plafond légal à 100. Deux pouvoirs excédentaires, et une résolution adoptée avec une marge inférieure aux voix litigieuses.

Le syndic a préféré réinscrire la résolution à l’ordre du jour de l’assemblée suivante plutôt que d’aller au contentieux. L’étanchéité des balcons a été revotée en juin, cette fois sans discussion possible sur le décompte.

Le conseil syndical a pris une habitude depuis : deux de ses membres relèvent les pouvoirs à l’ouverture, pendant que le syndic installe la salle. Ça prend le temps d’un café.

Tenir son assemblée générale : les trois épisodes en résumé

Épisode 1 : Les majorités. La base de calcul change selon l’article 24, 25 ou 26. Abstentions, absences et passerelles peuvent modifier l’issue d’un vote.

➭ Relire l’épisode 1 : les quatre majorités en assemblée générale

Épisode 2 : Le procès-verbal. Son contenu, sa notification et sa date de réception déterminent notamment le point de départ du délai de contestation.

➭ Relire l’épisode 2 : le procès-verbal, sa notification et le délai de recours

Épisode 3 : Les pouvoirs et la feuille de présence. Nombre de délégations, plafond de 10 %, pouvoirs en blanc et feuille de présence permettent de vérifier si le décompte des voix était régulier.

➭ Relire l’épisode 3 : les pouvoirs et la feuille de présence

Sources : loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 22 ; décret n° 67-223 du 17 mars 1967, articles 14, 15, 15-1 et 33 ; loi ELAN n° 2018-1021 du 23 novembre 2018, article 211 ; décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 ; Cass. civ. 3e, 18 février 2014, n° 13-10.307 ; Cass. civ. 3e, 9 janvier 2025. Contenu à jour à la date de publication, qui ne constitue pas une consultation juridique.