L’assemblée générale constitue l’un des 3 principaux organes du syndicat des copropriétaires avec le syndic et le conseil syndical. Toute assemblée doit donner lieu à une convocation adressée préalablement aux copropriétaires pour être régulière. Que doit-elle contenir ? Qui est chargé de la préparer et de l’adresser ? Quel est le délai de convocation d’AG de copropriété ? Petit tour d’horizon de la convocation d’assemblée générale de copropriété au sein de cet article.

Qu’est-ce qu’une convocation d’assemblée générale de copropriété ?

La convocation est le document adressé aux copropriétaires préalablement à l’assemblée générale.

Les modalités de convocation d’assemblée générale de copropriété sont encadrées en France par les dispositions de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967.

La convocation est ainsi obligatoire pour tous les types d’assemblées, qu’il s’agisse de l’AG annuelle obligatoire « ordinaire » (approbation des comptes, vote du budget annuel, désignation du syndic et du conseil syndical, …) ou bien d’une AG dite « extraordinaire » (travaux, copropriétaire souhaitant obtenir une autorisation…).

À quoi sert la convocation à l’assemblée générale ?

La convocation est le document permettant à la fois aux copropriétaires d’être informés de la tenue de l’assemblée générale (date, heure, lieu), mais également du contenu (ordre du jour) des résolutions qui y seront discutées.

Ce document est en ce sens indispensable afin que les copropriétaires soient informés afin de pouvoir assister à l’assemblée générale tout en ayant une visibilité sur le contenu de celle-ci.

Certains documents peuvent en outre être annexés à la convocation, notamment les comptes du dernier exercice dans le cadre de l’AG annuelle « ordinaire » ou encore des devis en cas de travaux.

Que doit contenir la convocation d’assemblée générale ?

La convocation à l’assemblée générale de copropriété doit toujours comporter :

• le nom et l’adresse de l’expéditeur (généralement le syndic) ;
• le nom et l’adresse du copropriétaire destinataire ;
• le nom et/ou l’adresse de la copropriété ;
• la date, l’heure et le lieu de l’AG ;
• l’ordre du jour de l’AG ainsi que son projet de résolutions détaillé ;
• un pouvoir et un formulaire de vote par correspondance pour les copropriétaires ne pouvant y assister.

L’ordre du jour dépend, lui, de la nature de l’assemblée de copropriété, mais doit toujours comporter l’élection du bureau en préambule (président de séance, scrutateur(s) et secrétaire).

L’assemblée générale dite « ordinaire » doit obligatoirement comporter les résolutions suivantes :

• approbation des comptes du précédent exercice ;
• approbation du budget annuel pour un ou plusieurs exercices à venir ;
• désignation du syndic de copropriété de la résidence ;
• élection du conseil syndical ;
• montant des contrats et marchés à partir duquel la consultation du CS est obligatoire ;
• montant des contrats et marchés à partir duquel la mise en concurrence est obligatoire ;
• montant du fonds de travaux obligatoire loi ALUR.

Les modalités de vote des résolutions sont définies par la loi et dépendent de la nature de chaque résolution. On recense 3 types de majorités :

• Vote à l’article 24 (majorité simple) : il s’agit de la majorité des copropriétaires présents et représentés à l’AG.
• Vote à l’article 25/25-1 : il s’agit de la majorité absolue soit plus de 50% des intentions de vote (tantièmes) au premier tour (article 25). Si la majorité absolue n’est pas atteinte au premier tour, la majorité des présents et des représentés s’applique au second tour si plus d’un tiers des tantièmes ont voté pour au premier tour (article 25-1).
• Vote à l’article 26/26-1 : il s’agit de la majorité de tous les copropriétaires de la résidence ainsi que plus de 2/3 des tantièmes de la copropriété. Si cette double majorité n’est pas atteinte au premier tour mais que la résolution a recueilli la moitié des copropriétaires présents/représentés à l’AG et plus d’un tiers des tantièmes du syndicat, un second vote a alors lieu à la majorité de tous les copropriétaires.

Plusieurs documents peuvent en outre être annexés à la convocation à l’assemblée générale de copropriété. L’assemblée annuelle obligatoire « ordinaire » doit notamment comporter :

• les comptes du précédent exercice de la copropriété ;
• le contrat de syndic ;
• les devis, rapports et autres documents des dossiers et chantiers en cours.

Quel est le délai de convocation de l’AG de copropriété ?

Le délai de convocation d’AG de copropriété est de 21 jours francs minimum avant la date de l’assemblée des copropriétaires.

Cette disposition doit être strictement respectée, dans le cas contraire l’assemblée peut être annulée.

Outre les 21 jours à respecter, la convocation à l’assemblée générale de copropriété doit être adressée par lettre recommandée avec accusé réception ou contre émargement.

Qui est chargé de préparer la convocation pour l’AG de copropriété ?

En principe, c’est le syndic qui est en charge de convoquer les copropriétaires. Toute convocation d’assemblée générale de copropriété donne lieu à une préparation en amont.

C’est notamment le cas de l’AG « ordinaire » pour laquelle le syndic procède à l’élaboration de l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical.

Comment est adressée la convocation aux copropriétaires ?

La convocation d’assemblée générale est adressée par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) à l’ensemble des copropriétaires de la résidence au moins 21 jours francs avant la date de l’AG.

BON À SAVOIR :

Le jour de présentation de la LRAR par la poste et le jour de l’AG ne sont pas pris en compte dans le délai des 21 jours.

Il est également possible pour les copropriétaires de recevoir la convocation par voie dématérialisée, il est dans ce cas nécessaire de remplir un formulaire d’autorisation et l’adresser au syndic.

Il est enfin possible de remettre la convocation aux copropriétaires contre émargement, par exemple pour les résidences disposant d’un gardien. Dans ce cas, il est nécessaire d’effectuer la permanence suffisamment longtemps avant l’AG, afin que le syndic puisse adresser par LRAR les convocations aux copropriétaires qui ne seraient pas venus chercher celle-ci.

Quelles conséquences en cas de défaut dans la procédure de convocation à l’AG ?

Un ou plusieurs défauts de procédure dans l’élaboration ou l’envoi de la convocation est susceptible d’entraîner la nullité partielle ou totale de celle-ci.

• Quelques exemples de nullité partielle (entraîne la nullité de la résolution concernée) : document obligatoire non annexé à la convocation (comptes, devis…), article de majorité erroné (à moins que celui-ci soit rectifié lors du vote en AG).
• Quelques exemples de nullité totale de l’AG : délais d’envoi des 21 jours non respecté, adresse erronée d’un copropriétaire.

BON À SAVOIR :

Le délai de contestation de la convocation d’AG est désormais de 2 mois à compter de la réception du PV (contre 10 ans auparavant).

L’essentiel à retenir sur la convocation à assemblée générale de copropriété

• La convocation à l’assemblée générale de copropriété est un document obligatoire adressé aux copropriétaires avant l’ag.
• Elle doit être envoyée au moins 21 jours francs avant la date de l’AG par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par voie dématérialisée avec autorisation préalable.
• La convocation doit contenir : l’expéditeur (syndic), le destinataire (copropriétaire), l’adresse de la copropriété, la date, l’heure, le lieu de l’AG, l’ordre du jour, les résolutions, et des documents annexes comme les comptes ou devis.
• La convocation permet d’informer les copropriétaires sur la tenue et le contenu de l’AG afin qu’ils puissent y assister en connaissance de cause.
• L’AG “ordinaire” doit inclure des résolutions sur l’approbation des comptes, le budget, la désignation du syndic, et l’élection du conseil syndical.
• Les modalités de vote des résolutions varient : majorité simple, majorité absolue, ou majorité des copropriétaires et des tantièmes selon les articles 24, 25, et 26 de la loi.
• Des défauts de procédure dans la convocation peuvent entraîner la nullité partielle ou totale de l’AG, avec un délai de contestation de 2 mois après réception du PV.
• À l’issue de l’AG, un procès-verbal est obligatoirement établi.