Convocation à l’assemblée générale de copropriété : les règles

L’assemblée générale constitue l’un des 3 principaux organes du syndicat des copropriétaires avec le syndic et le conseil syndical. Toute assemblée doit donner lieu à une convocation adressée préalablement aux copropriétaires pour être régulière. Que doit-elle contenir ? Qui est chargé de la préparer et de l’adresser ? Quel est le délai de convocation d’AG de copropriété ? Petit tour d’horizon de la convocation d’assemblée générale de copropriété au sein de cet article.

Qu’est-ce qu’une convocation d’assemblée générale de copropriété ?

La convocation est le document adressé aux copropriétaires préalablement à l’assemblée générale.

Les modalités de convocation d’assemblée générale de copropriété sont encadrées en France par les dispositions de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967.

La convocation est ainsi obligatoire pour tous les types d’assemblées, qu’il s’agisse de l’AG annuelle obligatoire « ordinaire » (approbation des comptes, vote du budget annuel, désignation du syndic et du conseil syndical, …) ou bien d’une AG dite « extraordinaire » (travaux, copropriétaire souhaitant obtenir une autorisation…).

Que doit contenir la convocation d’assemblée générale ?

La convocation à l’assemblée générale de copropriété doit toujours comporter :

  • le nom et l’adresse de l’expéditeur (généralement le syndic) ;
  • le nom et l’adresse du copropriétaire destinataire ;
  • le nom et/ou l’adresse de la copropriété ;
  • la date, l’heure et le lieu de l’AG ;
  • l’ordre du jour de l’AG ainsi que son projet de résolutions détaillé ;
  • un pouvoir et un formulaire de vote par correspondance pour les copropriétaires ne pouvant y assister.

L’ordre du jour dépend, lui, de la nature de l’assemblée de copropriété, mais doit toujours comporter l’élection du bureau en préambule (président de séance, scrutateur(s) et secrétaire).

L’assemblée générale dite « ordinaire » doit obligatoirement comporter les résolutions suivantes :

  • approbation des comptes du précédent exercice ;
  • approbation du budget annuel pour un ou plusieurs exercices à venir ;
  • désignation du syndic de copropriété de la résidence ;
  • élection du conseil syndical ;
  • montant des contrats et marchés à partir duquel la consultation du CS est obligatoire ;
  • montant des contrats et marchés à partir duquel la mise en concurrence est obligatoire ;
  • montant du fonds de travaux obligatoire loi ALUR.

Les modalités de vote des résolutions sont définies par la loi et dépendent de la nature de chaque résolution. On recense 3 types de majorités :

  • Vote à l’article 24 (majorité simple) : il s’agit de la majorité des copropriétaires présents et représentés à l’AG.
  • Vote à l’article 25/25-1 : il s’agit de la majorité absolue soit plus de 50% des intentions de vote (tantièmes) au premier tour (article 25). Si la majorité absolue n’est pas atteinte au premier tour, la majorité des présents et des représentés s’applique au second tour si plus d’un tiers des tantièmes ont voté pour au premier tour (article 25-1).
  • Vote à l’article 26/26-1 : il s’agit de la majorité de tous les copropriétaires de la résidence ainsi que plus de 2/3 des tantièmes de la copropriété. Si cette double majorité n’est pas atteinte au premier tour mais que la résolution a recueilli la moitié des copropriétaires présents/représentés à l’AG et plus d’un tiers des tantièmes du syndicat, un second vote a alors lieu à la majorité de tous les copropriétaires.

Plusieurs documents peuvent en outre être annexés à la convocation à l’assemblée générale de copropriété. L’assemblée annuelle obligatoire « ordinaire » doit notamment comporter :

  • les comptes du précédent exercice de la copropriété ;
  • le contrat de syndic ;
  • les devis, rapports et autres documents des dossiers et chantiers en cours.

Quel est le délai minimum de convocation avant la date de l’AG ?

Le délai de convocation d’AG de copropriété est de 21 jours francs minimum avant la date de l’assemblée des copropriétaires.

Cette disposition doit être strictement respectée, dans le cas contraire l’assemblée peut être annulée.

Outre les 21 jours à respecter, la convocation à l’assemblée générale de copropriété doit être adressée par lettre recommandée avec accusé réception ou contre émargement.

Qui est chargé de préparer la convocation pour l’AG de copropriété ?

En principe, c’est le syndic qui est en charge de convoquer les copropriétaires. Toute convocation d’assemblée générale de copropriété donne lieu à une préparation en amont.

C’est notamment le cas de l’AG « ordinaire » pour laquelle le syndic procède à l’élaboration de l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical.

L’essentiel à retenir sur la convocation à assemblée générale de copropriété

La convocation d’assemblée générale de copropriété est donc un document obligatoire adressé aux copropriétaires avant l’assemblée générale. Elle permet d’informer ces derniers de la date et du lieu de l’assemblée, communiquer sur l’ordre du jour prévu ou encore transmettre les comptes de gestion de l’exercice écoulé et divers documents de la copropriété (contrat de syndic, devis, rapports…). Elle permet en outre aux copropriétaires n’ayant pas la possibilité de participer à l’AG de prendre part aux votes via le pouvoir et le formulaire de vote par correspondance.

À l’issue de l’AG, un procès-verbal est obligatoirement établi.

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