Syndic en ligne : des avantages mais aussi des limites

Le syndic en ligne, au même titre qu’un syndic de copropriété professionnel, prend en charge l’administration et la gestion d’un immeuble, mais de manière dématérialisée

De nos jours, de plus en plus de services traditionnels (banque par exemple) voient de nouveaux acteurs émerger pour proposer une prestation intégralement à distance et dématérialisée. Le syndic de copropriété n’échappe pas à la règle avec l’apparition ces dernières années de syndics dits « en ligne ». L’offre de ces néo-syndics consiste donc à proposer une prestation uniquement à distance moyennant un prix réduit. Séduisant sur le papier, le modèle du syndic en ligne peut-il s’adapter à la gestion des copropriétés et la réalité du terrain ? Réponses au sein de cet article.

Qu’est-ce qu’un syndic en ligne ?

En France, le régime de la copropriété est encadré par les dispositions de la loi du 10 juillet 1965 qui impose notamment à chaque copropriété d’être gérée par un syndic. Si ce dernier peut être bénévole (un copropriétaire de la résidence endosse ce rôle) ou coopératif (le syndic est le président du conseil syndical), la très grande majorité des copropriétés du pays sont gérées par un syndic professionnel.

Ce métier traditionnel a toujours nécessité des bureaux ou une agence physique pour permettre aux professionnels de l’exercer, notamment pour offrir un environnement de travail aux équipes de gestionnaires, assistant(e)s et comptables, recevoir les clients, accueillir éventuellement les assemblées générales…

Néanmoins, depuis quelques années, le développement d’Internet s’est accompagné d’une prolifération d’offres de services dématérialisées et à distance des métiers traditionnels : c’est notamment le cas des banques en ligne. Dans la même optique, plusieurs syndics en ligne ont également fait leur apparition.

BON À SAVOIR :

Le syndic en ligne ne doit pas être confondu avec le syndic déporté. Cette forme de gestion assez peu répandue et qui se prête particulièrement bien aux régions dépourvues de syndics traditionnels consiste pour un cabinet à dispatcher des gestionnaires dans une région leur étant respectivement dédiée : le gestionnaire gère alors les immeubles de façon classique en se déplaçant sur site et travaille le reste du temps de son domicile.

Quelles différences avec les autres types de syndics ?

Étudions maintenant les différences avec les autres formes de syndics prévues par la loi :

Syndic professionnel

Le syndic en ligne ne diffère pas du syndic professionnel dans la mesure où il appartient lui-même à cette catégorie : il s’agit toujours d’une société rémunérée pour ses services et devant exercer en toute conformité légale et juridique (c’est-à-dire disposer d’une carte professionnelle, d’une garantie financière et d’une garantie RCP).

• Comme évoqué précédemment, la différence se situe au niveau de la dématérialisation du syndic en ligne par rapport au syndic traditionnel qui dispose lui d’une agence, la plupart du temps à proximité géographique de la copropriété gérée

Syndic bénévole

Contrairement à un syndic en ligne, la gestion par un syndic bénévole est assurée par un copropriétaire de la résidence à titre gracieux. On retrouve surtout cette forme de gestion chez les petites copropriétés.

Syndic coopératif

Dans cette forme de gestion particulière et autrefois peu répandue en France, le syndic est en fait le président du conseil syndical avec une gestion intégralement en interne.

Comment fonctionne un syndic en ligne ?

Le syndic de copropriété en ligne propose, comme son nom l’indique, une prestation uniquement à distance (mail, téléphone ou visioconférence) et entièrement dématérialisée. En contrepartie, le tarif du syndic en ligne se veut très attractif (en moyenne 40 % moins élevé que les agences traditionnelles). Ce modèle économique implique principalement pour les syndics en ligne de ne pas recourir aux besoins d’une agence pour l’environnement de travail des employés et l’accueil de la clientèle.

Les équipes de travail peuvent également être réduites : les gestionnaires travaillent désormais uniquement à distance (du siège social de l’entreprise ou bien de leur domicile) et n’ont plus forcément besoin d’un ou d’une assistante pour les épauler au quotidien dans la mesure où ils ne se déplacent pas à l’immeuble. C’est le conseil syndical qui gère alors les besoins sur site.

Concernant l’assemblée générale, celle-ci est souvent réalisée à distance par visioconférence.

À noter que les obligations réglementaires du syndic en ligne restent les mêmes que pour les syndics physiques. Ils doivent notamment :

• détenir une carte professionnelle délivrée par la CCI et renouvelable tous les 3 ans ;
• justifier de 42 heures de formation professionnelle tous les 3 ans ;
• détenir une garantie financière afin d’assurer le portefeuille de copropriétés gérées ;
• souscrire une assurance responsabilité civile.

Les missions du syndic de copropriété en ligne sont les mêmes que celles du syndic traditionnel. Il s’agit notamment de :

• Préparer et convoquer l’AG en ayant préalablement pris le soin d’établir les comptes de l’exercice écoulé
• Tenir la comptabilité de la résidence et effectuer le règlement des différents prestataires (ainsi que de la paie des employés s’il y en a)
• Souscrire une assurance pour le compte de la copropriété
• Réaliser les travaux votés à l’issue de l’assemblée générale
• Ouvrir un compte bancaire séparé au nom de la copropriété
• Tenir à jour les documents de la résidence, notamment la liste des copropriétaires, le carnet d’entretien et la fiche synthétique obligatoire
• Mettre à jour annuellement les informations relatives à l’immatriculation de la copropriété
• Faire respecter le règlement de copropriété
• Renseigner l’état daté auprès du notaire à l’occasion des mutations
• Effectuer les appels de fonds et le recouvrement des impayés
• Préserver et entretenir l’état des parties communes et des équipements

Le modèle du syndic de copropriété en ligne relève donc avant tout d’une gestion administrative et comptable. Face aux problèmes souvent rencontrés avec les syndics traditionnels (abus, manque de réactivité…), certaines copropriétés font le choix d’essayer cette forme alternative de gestion. Quels sont les avis sur le syndic en ligne ? Analysons justement les avantages et les inconvénients que présente cette forme de gestion.

Les avantages et les inconvénients d’un syndic de copropriété en ligne

Les avantages du syndic en ligne

• Un prix attractif : le coût du syndic en ligne est avantageux pour les copropriétaires, notamment pour une petite copropriété qui est souvent pénalisée par les forfaits minimums appliqués par les syndics traditionnels.
• Une zone d’intervention élargie : le recours à un syndic en ligne peut être utile dans les zones dépourvues de syndics traditionnels, ce qui peut arriver fréquemment en province notamment.
• Un intranet supposé performant : les syndics en ligne présentent souvent leurs outils numériques comme leur plus grande force, à commencer par un intranet moderne et performant (accès aux documents de la résidence, possibilité de payer ses charges en ligne ou bien de déclarer un sinistre…).

Les inconvénients du syndic en ligne

Le syndic en ligne affiche aussi rapidement ses limites : en réduisant la prestation à des tâches administratives et comptables, le gestionnaire ne connaît forcément pas bien la configuration et les spécificités de la copropriété qu’il gère. Or, les meilleurs gestionnaires font souvent ce métier par passion et préféreront toujours se déplacer sur les immeubles plutôt qu’à distance uniquement. On peut ainsi aisément supposer que la plupart choisiront toujours de travailler pour les cabinets traditionnels plutôt que pour les syndics en ligne.

Les travaux constituent un autre problème d’importance, car il n’y a plus de maître d’ouvrage pour suivre ceux-ci sur le terrain désormais. Reste alors le maître d’œuvre (architecte ou bureau d’étude) mais uniquement pour les travaux de grande ampleur. Les petits travaux (peinture par exemple) sont ainsi impactés, car il faudra solliciter également un maître d’œuvre (et donc un coût supplémentaire) alors que cette tâche incombe habituellement au syndic.

Pire encore, il peut arriver dans certains cas que le syndic doive obligatoirement être présent sur site, par exemple si la mairie exige que le maître d’ouvrage soit présent lors d’une réunion d’autorisation de travaux pour voirie.

Plus généralement, l’absence physique du syndic sur la copropriété se répercutera forcément sur l’implication du conseil syndical qui devra être plus présent au quotidien.

BON À SAVOIR :

Si votre syndic ne vous donne pas satisfaction, Syndicalur peut vous aider à trouver le cabinet adapté aux besoins de votre résidence en vous assistant dans votre démarche de changement de syndic

L’essentiel à retenir

Comme de nombreux services traditionnels, des offres de syndic en ligne sont apparues au cours des dernières années sur le marché. Outre le tarif attractif qu’il implique, ce modèle est-il adapté à la réalité des besoins du terrain ?

S’il constitue une alternative intéressante pour les petites copropriétés ou dans les régions dépourvues de syndics traditionnels, ce modèle montre toutefois rapidement ses limites :

• Comment gérer une résidence efficacement si le gestionnaire en charge en ignore la configuration et les spécificités ?
• Qui plus est, les gestionnaires faisant souvent ce métier par passion, il est évident que les meilleurs d’entre eux préféreront toujours travailler au sein des structures traditionnelles pour continuer à se déplacer dans les immeubles ;
• Se pose enfin le problème des travaux avec un recours constamment obligatoire à un maître d’œuvre pour en assurer le contrôle, même pour les plus petits d’entre eux, ce qui engendrera systématiquement des frais supplémentaires.