Toute résidence est tenue d’avoir un syndic de copropriété. Ce dernier peut être bénévole ou professionnel (dans la majorité des cas) et est habituellement élu lors de l’assemblée générale. Mais que se passe-t-il dans le cas d’un immeuble en construction ou en passe d’être livré ? Le recours à un syndic reste effectivement obligatoire dès lors que la copropriété a été créée. La solution : nommer un syndic provisoire le temps que la première assemblée générale ait été convoquée. Retour sur ce statut particulier et les conséquences pour la copropriété.
Qu’est-ce qu’un syndic provisoire ?
Un syndic provisoire est, comme son nom l’indique, un syndic nommé provisoirement pour administrer la résidence dans l’attente de la première assemblée générale qui sera amenée soit à reconduire le syndic provisoire dans ses fonctions soit à désigner un nouveau syndic.
Dans le cas d’une construction d’un nouvel immeuble ou d’un nouvel ensemble d’immeubles, une copropriété est créée dès le premier achat de lot (le promoteur détenant alors les lots restants qui seront ensuite eux aussi vendus). Les lots peuvent être acquis par les futurs copropriétaires en VEFA (vente en état futur d’achèvement), vers la fin de la construction de la résidence ou même à l’issue de celle-ci (il s’agit alors d’une queue de programme).
Bien que tout récemment créées, les résidences neuves sont tenues par la loi d’avoir un syndic de copropriété au même titre que toutes les autres. Faute d’avoir pu en élire un au cours de la première assemblée générale des copropriétaires, un syndic provisoire est alors nommé le temps que celle-ci soit convoquée.
Le rôle du syndic provisoire
Comme tout syndic, le rôle du syndic provisoire est d’administrer la résidence du mieux possible. Ses principales tâches sont :
- faire respecter le règlement de copropriété ;
- gérer les finances de la copropriété en assurant les règlements auprès des différents prestataires (ainsi que la gestion de la paie des éventuels salariés de la résidence) ;
- veiller au maintien en bon état d’usage des parties communes et des équipements ;
- ouvrir un compte bancaire séparé pour le compte de la copropriété ;
- souscrire une assurance pour le compte de la copropriété ;
- représenter le syndicat des copropriétaires auprès de la justice, que ce soit en défense ou bien en demande ;
convoquer la première assemblée générale de copropriété ;
- renseigner l’état daté auprès du notaire dans le cadre des mutations.
En tant que « premier » syndic, le syndic provisoire se charge également :
- Immatriculer la copropriété
- Rédiger la fiche synthétique de la copropriété (à l’aide du registre national d’immatriculation)
- Rédiger le carnet d’entretien de l’immeuble
- Rédiger la liste de tous les copropriétaires incluant les informations relatives au lot, l’état civil du ou de la copropriétaire, son domicile ainsi que ses coordonnées (mail et téléphone)
- Souscrire l’ensemble des contrats obligatoires et établir le budget en conséquence à présenter lors de la première assemblée générale.
Qui nomme le syndic provisoire et quelles conséquences cela entraîne-t-il pour la copropriété ?
La tâche de nommer le syndic provisoire incombe au promoteur de la résidence. Dans les faits, il s’agit toujours d’un cabinet professionnel disposant d’une carte professionnelle, une assurance de responsabilité professionnelle ainsi qu’une garantie financière.
La rédaction du règlement de copropriété (par un notaire notamment) est à l’initiative du promoteur. Le syndic provisoire doit lui récupérer auprès du promoteur les documents nécessaires à la gestion de la résidence soit :
- les plans ;
- les plans de recollement ;
- les documentations techniques des équipements ;
- les certificats de conformité ;
- plus généralement tous les documents réglementaires liés à la construction.
La durée du contrat d’un syndic provisoire est au maximum d’un an. Il peut cependant se présenter lors de la première assemblée générale pour être reconduit en tant que syndic de la résidence.
Il est néanmoins fortement déconseillé pour le syndicat des copropriétaires de reconduire le syndic provisoire dans la mesure où il existe un conflit d’intérêt manifeste avec le promoteur l’ayant désigné.
Le syndic provisoire peut effectivement être amené à confronter le promoteur dans les cas suivants :
- S’il existe des distorsions entre le règlement de copropriété et la réalité du site
- Pour les éventuelles réserves à émettre sur le procès-verbal de réception des parties communes lors de la livraison de l’immeuble
- Dans le cas où la consommation d’eau du chantier aurait été imputée aux copropriétaires (cela arrive en pratique très souvent).
- Concernant les 3 garanties attachées à la vente que le promoteur est tenu de mettre en œuvre : parfait achèvement, garantie biennale et garantie décennale.
On peut toutefois aisément supposer que le syndic provisoire ne risquera pas de compromettre le promoteur lui ayant confié la gestion de la copropriété et potentiellement de futures autres à venir.
Il y a donc clairement un conflit d’intérêt manifeste à conserver le syndic provisoire et c’est pourquoi il sera toujours préférable que l’assemblée choisisse un cabinet alternatif en toute indépendance à l’occasion de la première assemblée générale. Les copropriétaires sont d’ailleurs en principe tenus de réaliser une mise en concurrence lors de cette assemblée.
Qui paye le syndic provisoire ?
Le syndic provisoire est en charge de l’établissement du premier budget prévisionnel de la copropriété à présenter lors de la première assemblée générale. Ses honoraires sont comptés dans les dépenses courantes de la résidence. Ce sont donc les copropriétaires qui le paient en fonction de leurs tantièmes respectifs.
Concernant les lots encore invendus, les charges afférentes dont les honoraires du syndic sont à la charge du promoteur.
Lors d’une vente en état de futur d’achèvement (VEFA), une copropriété naît et doit alors légalement procéder à la désignation d’un syndic. Un syndic provisoire est donc désigné par le promoteur et assure les mêmes fonctions qu’un syndic de copropriété « classique », à la différence que son contrat prévoit une durée d’un an au maximum. Il peut cependant se présenter au cours de la première assemblée générale pour être reconduit dans ses fonctions. Ceci est toutefois fortement déconseillé, car cela entrouvrirait la voie à un conflit d’intérêt manifeste entre le syndic provisoirevis-à-vis du promoteur, notamment vis-à-vis des garanties attachées à la vente.
