Assemblée générale de copropriété : le rôle essentiel du secrétaire de séance

Les débats et prises de décisions en lien avec la copropriété ont lieu lors de l’assemblée générale. Ces décisions doivent être retranscrites durant l’AG : c’est le rôle du secrétaire de séance en assemblée générale de copropriété. Cette retranscription constitue le futur procès-verbal qui sera ensuite adressé aux copropriétaires. Comment le secrétaire est-il désigné ? Qui peut candidater à ce poste ? Focus sur le secrétaire d’assemblée générale au sein de cet article.

Qu’est-ce qu’un secrétaire de séance en assemblée générale ?

Chaque assemblée de copropriétaires est tenue de constituer un bureau au début de la séance pour encadrer les débats. Ce bureau comporte notamment un président, un ou plusieurs scrutateurs, ainsi qu’un secrétaire.

Au sein du bureau, le rôle du secrétaire de séance en assemblée générale de copropriété consiste à retranscrire les décisions prises par l’assemblée pour chaque résolution de l’ordre du jour (il peut également ajouter des commentaires additionnels, sur instruction du président de séance). Les modalités du secrétaire d’assemblée générale sont encadrées en France par les dispositions de la loi du 10 juillet 1965 et du décret du 17 mars 1967.

  • Toute assemblée générale doit obligatoirement comporter un secrétaire.

Quel est le rôle du secrétaire de séance de l’assemblée générale de copropriété ?

Le rôle du secrétaire de séance de l’assemblée générale de copropriété est tout simplement indispensable, car c’est lui qui est chargé de retranscrire les débats et décisions de l’assemblée qui serviront de base au futur procès-verbal.

Une fois élu, il commence par indiquer la répartition des copropriétaires présents, représentés, ayant voté par correspondance et absents, ainsi que leurs tantièmes respectifs associés. Il indique également l’heure à laquelle débute la séance ainsi que les éventuelles arrivées de copropriétaires en cours de séance.

Le secrétaire retranscrit ensuite les résultats de vote (pour, contre ou abstention) pour chaque résolution et ajoute si besoin d’éventuels commentaires sur instruction du président de séance.

À l’issue de la séance, le secrétaire procède à la signature du procès-verbal au même titre que les autres membres du bureau, sous un délai de 8 jours maximum. Le PV sera ensuite diffusé par le syndic aux copropriétaires dans un délai d’un mois.

Qui peut être secrétaire de séance ?

Comment le secrétaire est-il désigné ?

Le syndic est dans les faits très souvent désigné comme secrétaire de séance, ce qui est logique dans la mesure où c’est lui qui adresse par la suite le procès-verbal aux copropriétaires.

En cas de décision contraire de l’assemblée, un copropriétaire est alors désigné par l’AG.

  • Tout copropriétaire de la résidence a néanmoins le droit d’assurer le rôle du secrétaire de séance de l’assemblée générale de copropriété s’il le souhaite. Même sans disposer de l’outil professionnel du syndic, le copropriétaire concerné peut tout à fait rédiger les résultats et éventuels commentaires des résolutions sur ordinateur ou papier libre.
  • La désignation du secrétaire d’AG se fait soit à la majorité simple (article 24), soit à la majorité des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée générale. Son élection fait suite à celles du président du séance et du/des scrutateur(s).

Que faire en cas de litige en cours avec le syndic ?

En cas de litige en cours avec le syndic ou volonté de changer de syndic, il est vivement conseillé de désigner un copropriétaire dans le rôle du secrétaire de séance de l’assemblée générale de copropriété.

En cas de changement de syndic, il convient de ne pas confier le secrétariat au syndic sortant, car il pourrait potentiellement quitter la réunion en emportant la feuille de présence, les pouvoirs, les bulletins de vote et le procès-verbal.

  • Dans ce cas de figure, et si le syndic sortant ne communique pas les documents au nouveau syndic, le syndicat ne pourra pas prouver avoir désigner un nouveau syndic et sera donc exposé à la mise sous administration judiciaire de l’immeuble.

L’essentiel à retenir sur le rôle du secrétaire de séance en assemblée générale de copropriété

  • Le rôle du secrétaire de séance de l’assemblée générale de copropriété est déterminant dans la mesure où ce dernier est responsable de la retranscription des décisions et débats de l’assemblée en vue de l’édition du futur procès-verbal.
  • Le secrétaire est désigné à la majorité simple en début de séance après l’élection du président et du/des scrutateur(s).
  • En pratique, le syndic de copropriété occupe quasi systématiquement ce poste, bien que cela ne soit pas recommandé en cas de litige et/ou changement de syndic.
  • Précisons que le secrétaire est tenu de signer le PV à l’issue de l’assemblée générale au même titre que les autres membres du bureau, et ce sous un délai de 8 jours.
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