À l’occasion d’une transaction immobilière, des frais administratifs sont imputés aussi bien à l’acquéreur qu’au vendeur. Parmi ceux-ci se trouvent notamment les frais de mutations du syndic de la résidence, notamment pour l’établissement de l’état daté. En quoi consistent ces frais ? À combien s’élèvent-ils ? Est-ce au vendeur ou à l’acquéreur de les régler ? Focus sur les frais de mutation du syndic de copropriété au sein de cet article.

Frais de mutation du syndic : de quoi s’agit-il ?

Lorsqu’un propriétaire en copropriété souhaite vendre son bien, il doit payer des frais de mutation au syndic.

La mutation fait référence à l’enregistrement du changement de propriétaire d’un lot, ce qui englobe toutes les démarches administratives nécessaires et la préparation de la documentation pour la vente. Ainsi, lorsque la gestion de la copropriété est assurée par un syndic professionnel, ce dernier facture des frais supplémentaires pour prendre en charge le processus de mutation. On les nomme couramment les frais de mutation.

Qu’est-ce qu’un état daté ?

Lors d’une vente immobilière concernant un lot de copropriété, les syndics sont tenus de renseigner plusieurs informations au notaire. Celles-ci concernent aussi bien la situation du copropriétaire (vendeur comme acquéreur) que celle de l’immeuble. Ces informations sont regroupées dans un document synthétique qu’il convient d’appeler l’état daté. L’état-daté est nécessaire pour finaliser l’acte de vente définitif. Il est impératif que le syndic fournisse ces documents, car la transaction ne peut aboutir sans eux. Notons que la préparation de ces documents entraîne systématiquement des coûts facturés par le syndic qui sont les frais de mutation du syndic.

L’état daté est obligatoire pour tous les lots de copropriété, qu’il s’agisse d’un lot principal (appartement, local commercial) ou secondaire (cave, parking).

En France, les modalités de l’état daté sont définies par les dispositions de l’article 5 du décret du 17 mars 1967 modifié.

On retiendra notamment que sa durée de validité est d’un mois et qu’il ne peut être édité par le syndic qu’en connaissance de la date de vente. Il peut toutefois arriver que le notaire en fasse la demande en début de processus : le syndic peut alors éditer un pré-état daté. Ce dernier est en tous points identique à l’état daté, seules certaines informations étant moins à jour (montant des charges notamment).

Que contient l’état daté ?

Le syndic doit d’abord renseigner quelques informations d’ordre administratif comme l’adresse de l’immeuble, les coordonnées du copropriétaire vendeur, le numéro du ou des lots concerné(s) ou encore le nom de l’Office Notarial et du Clerc chargés de la vente.

L’état daté prend ensuite la forme d’un document synthétique dans lequel le syndic va indiquer successivement des informations sur le copropriétaire (vendeur/acquéreur) puis la situation de l’immeuble.

Les informations relatives au copropriétaire (vendeur et acquéreur) :

L’état daté va indiquer :

• L’état des sommes dues (ou lui étant dues) par le copropriétaire vendeur au syndicat des copropriétaires (SDC). En cas de passif, celui-ci sera automatiquement prélevé sur le produit de la vente par le notaire.
• La quote-part du ou des lots objet(s) de la mutation ainsi que la régularisation entre les montants du budget prévisionnel appelés (+ éventuelles dépenses hors budget de type travaux) et les dépenses réelles.
• Le montant des charges dont le futur copropriétaire devra s’acquitter au moment de l’acquisition ainsi que celles à venir pour le reste de l’exercice.
• Si le ou les lots concernés font actuellement l’objet d’une procédure.
• D’autres renseignements susceptibles d’intéresser les parties (notamment l’acquéreur).

Les informations relatives à la situation de l’immeuble :

L’état daté va indiquer :

• L’assurance de l’immeuble.
• Les éventuelles modifications au règlement de copropriété survenues entre temps.
• La présence ou non de procédures affectant le SDC.
• Le nom du syndic.
• Si la copropriété est un syndicat unique ou composé d’un syndicat principal avec des syndicats secondaires.
• Si la résidence est intégrée dans une structure de type ASL, AFUL ou Union de syndicats.
• Les éventuels travaux en cours.
• Les éventuels emprunts en cours.
• Si la copropriété est en difficulté ou non.
• La présence éventuelle d’amiante, de plomb, de termites ou autres risques divers.
• La situation relative au DPE et au PPT si projet(s) en cours.
• Si le contrôle technique quinquennal des ascenseurs a été effectué.
• Si des mesures administratives sont en cours.
• S’il existe des contrats générant des bénéfices au profit du SDC.

En marge de ces informations, plusieurs documents sont en outre annexés à l’état daté :

• Le dernier appel de fonds trimestriel du copropriétaire.
• Les 2 derniers PV d’AG dites « ordinaires ».
• Le carnet d’entretien.
• Les PV des AG correspondantes si des travaux ont été votés.
• Les Fiches récapitulatives relatives à la présence d’amiante et de plomb.
• Le PV d’AG correspondante en cas de droit de priorité sur des aires de stationnement.
• Le rapport du contrôle technique quinquennal des ascenseurs.
• Les documents relatifs DPE ou PPT si projet(s) en cours.
• Les éventuels contrats de prêt souscrits par le SDC.

Qui doit payer les frais de mutation au syndic ?

Les coûts liés aux frais de mutation du syndic sont à la charge du copropriétaire vendeur, l’état daté relevant d’une prestation particulière imputable aux seuls copropriétaires.

Quel est le coût d’un état daté ?

L’état daté peut être facturé 380 euros TTC maximum par le syndic. Il s’agit de l’une des rares prestations particulières à être légalement plafonnée.

Si le syndic facture plus que ce montant, il est alors en infraction et peut faire l’objet d’un contrôle de la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes). La sanction encourue est une amende. Il est en outre recommandé de changer de syndic dès que possible.

Quand et comment sont payés les frais de mutation au syndic ?

Les frais d’état daté sont prélevés directement par le notaire sur le prix de la vente et reversés ensuite au syndic.

Le pré-état daté est-il également payant ?

Il n’existe actuellement pas de loi restreignant le coût du pré-état daté, qui peut être facturé librement par le syndic. La plupart des cabinets ne le facturent pas néanmoins.

Est-il possible de refuser de payer les frais de mutation ?

Afin de prévenir d’éventuels abus autour des frais de mutation du syndic, le décret n° 2020-153 du 21 février 2020 a établi un plafond maximal. Ces honoraires sont dorénavant fixés à un montant maximum de 380 €. De plus, en cas de mutation regroupant plusieurs lots, le syndic ne peut facturer qu’un seul état-daté. Par conséquent, si vous recevez une facture du syndic dépassant ce montant, vous avez le droit de la contester en lui envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception.

Enfin, si le contrat entre le syndic et les copropriétaires ne fait aucune mention des frais de mutation, ou si cette clause est présente mais n’a pas été approuvée lors d’une assemblée générale, vous avez la possibilité de vous opposer au paiement de ces frais.

L’essentiel à retenir sur les frais de mutation du syndic

• Les frais de mutation du syndic concernent donc les dépenses dont le copropriétaire cédant doit s’acquitter au moment d’une vente immobilière pour l’établissement de l’état daté par le syndic.
• Cet état daté consiste en un document synthétique listant des informations concernant tant le copropriétaire (vendeur comme acquéreur) que la situation de l’immeuble comme nous avons pu le voir.
• Son coût est plafonné à 380 euros TTC et sa durée de validité limitée à un mois.
• S’il ne peut être édité qu’après connaissance de la date de vente, le syndic a néanmoins la possibilité de transmettre un pré-état daté (qu’il peut également facturer) au notaire si celui-ci lui en fait la demande.
• Terminons en précisant que les frais de mutation du syndic sont prélevés par le notaire au moment de la vente.