L’assemblée générale de copropriété est l’organe de décision du syndicat des copropriétaires : c’est là que sont votés le budget, les comptes, les travaux, le syndic et les règles de gestion de l’immeuble. Elle doit être convoquée avec un ordre du jour précis, les votes sont adoptés selon les majorités prévues par la loi, puis chaque décision est consignée dans un procès-verbal. Une décision irrégulière peut être contestée par un copropriétaire opposant ou défaillant dans les 2 mois suivant la notification du PV.

L’assemblée générale de copropriété, c’est le moment où les copropriétaires prennent les décisions qui engagent l’immeuble : les comptes, le budget, les travaux, le choix du syndic, parfois même des sujets très concrets sur la manière dont la copropriété fonctionne au quotidien.

Comme ces décisions ont une valeur juridique, on ne peut pas les voter n’importe comment.

La convocation doit partir dans les règles, les sujets doivent être annoncés avant la réunion, les majorités doivent être bien appliquées, puis les décisions doivent être reprises dans un procès-verbal.

Une simple erreur, et c’est la décision votée qui peut se fragiliser, même si la réunion s’est déroulée normalement.

C’est en comprenant ces règles qu’on participe plus efficacement à une AG, qu’on donne pouvoir sans créer de difficulté ou qu’on réagit lorsqu’une décision paraît irrégulière.

Syndicalur, votre courtier spécialisé dans la mise en concurrence de syndics, vous explique tout savoir sur l’assemblée générale de copropriété.

Quelles sont les règles à respecter pour convoquer une assemblée générale de copropriété ?

La convocation à l’AG de copropriété doit être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la réunion, sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement de copropriété.

Ce délai compte, parce qu’il laisse à chacun le temps de lire l’ordre du jour, de vérifier les documents joints, de préparer ses votes ou de donner pouvoir à une autre personne. La convocation n’est donc pas une simple invitation : c’est le document qui fixe le cadre de la réunion.

Elle doit notamment indiquer :

• La date de l’assemblée générale
• L’heure de la réunion
• Le lieu où se tient l’assemblée
• Les modalités de participation
• L’ordre du jour
• Les documents nécessaires pour voter en connaissance de cause

Les questions soumises au vote doivent apparaître clairement dans l’ordre du jour. Une décision ne peut pas être valablement votée si elle n’a pas été annoncée avant la réunion.

L’envoi doit aussi respecter une forme précise. La convocation peut être adressée par lettre recommandée avec avis de réception, envoyée par voie électronique dans les conditions prévues par les textes, ou remise en main propre contre récépissé ou émargement.

L’idée est simple : il faut pouvoir prouver que le copropriétaire a bien été convoqué, et à quelle date.

Les documents nécessaires au vote doivent aussi être transmis avec la convocation, notamment lorsque les copropriétaires doivent se prononcer sur :

• Les comptes de la copropriété
• Le budget prévisionnel
• Des travaux
• Un contrat de syndic
• Une dépense importante

Sans ces éléments, le vote peut perdre en solidité, parce que les copropriétaires n’ont pas été mis en mesure de décider correctement.

Ça ne vient pas de nous

Dans une affaire jugée par la Cour de cassation le 29 novembre 2018, une assemblée générale devait se prononcer sur la désignation du syndic. Pendant la réunion, après le rejet de certaines résolutions, un projet complémentaire a été soumis aux copropriétaires pour modifier la durée du contrat du syndic. Sur le moment, cela pouvait sembler pratique : on adapte la décision en séance, on évite de repartir sans solution, tout le monde avance.

Sauf que juridiquement, l’assemblée générale ne fonctionne pas comme ça. La Cour de cassation a rappelé qu’une AG ne délibère valablement que sur les questions inscrites à l’ordre du jour, et qu’une décision prévue ne peut pas être complétée par une autre décision qui n’y figurait pas. Autrement dit, même avec de bonnes intentions, on ne peut pas glisser une nouvelle décision dans le vote parce que la discussion a évolué pendant la réunion.

Quel est le rôle du président de séance en assemblée générale de copropriété ?

Le président de séance est désigné au début de l’assemblée générale.

Son rôle est de tenir le cadre de la réunion : il ouvre la séance, vérifie que les copropriétaires présents ou représentés sont bien identifiés, suit le déroulement des votes et veille à ce que les décisions soient prises dans des conditions régulières. Il ne remplace pas le syndic et ne décide pas à la place des copropriétaires.

Son rôle consiste surtout à garantir que l’assemblée se déroule correctement, avec :

• Une feuille de présence fiable
• Des copropriétaires présents ou représentés bien identifiés
• Des votes compréhensibles
• Des décisions clairement constatées

C’est pour cette raison qu’il certifie exacte la feuille de présence. Cette feuille indique les copropriétaires présents, les copropriétaires représentés et le nombre de voix dont chacun dispose.

Le président de séance intervient aussi au moment du PV d’assemblée générale. Le procès-verbal doit être signé par le président, le secrétaire et le ou les scrutateurs, soit à la fin de la séance, soit dans les 8 jours qui suivent l’assemblée.

Sa signature permet de sécuriser ce qui a été voté et d’éviter qu’un doute apparaisse ensuite sur le déroulement de la réunion.

À savoir : le procès-verbal peut être signé dans les 8 jours suivant l’assemblée générale. Cela laisse un délai court pour finaliser le document, mais l’essentiel doit déjà avoir été arrêté pendant la réunion :

• Les résolutions votées
• Les résultats des votes
• Les éventuelles oppositions
• Les abstentions à mentionner

À quoi sert le scrutateur lors d’une assemblée générale de copropriété ?

Le scrutateur intervient surtout au moment des votes.

Il aide à vérifier que les voix sont correctement prises en compte, que les pouvoirs sont bien intégrés et que les résultats annoncés correspondent à ce qui a été voté. Son rôle devient particulièrement utile lorsque l’assemblée comporte beaucoup de participants, plusieurs copropriétaires représentés ou des décisions sensibles.

Il ne dirige pas la séance. Cette mission revient au président de séance.

Le scrutateur apporte plutôt un contrôle supplémentaire sur le déroulement pratique du scrutin. Dans une réunion de copropriété, ce regard extérieur peut éviter des erreurs simples :

• Une voix oubliée
• Un pouvoir mal rattaché
• Une abstention mal relevée
• Un résultat annoncé trop vite

Sa présence compte aussi pour le procès-verbal. Le PV d’assemblée générale doit être signé par le président de séance, le secrétaire et le ou les scrutateurs, à la fin de la séance ou dans les huit jours qui suivent l’assemblée.

Cette signature ne transforme pas le scrutateur en responsable de toute la réunion. Elle confirme simplement qu’il a participé au contrôle des votes et à la fiabilité des décisions retranscrites.

À savoir : le procès-verbal peut être signé dans les 8 jours suivant l’assemblée générale. Ce délai permet de finaliser le document, mais les résultats des votes doivent déjà être clairement établis pendant la séance.

Quel est le rôle du secrétaire de séance en assemblée générale de copropriété ?

Le secrétaire de séance s’occupe de la trace écrite de l’assemblée générale.

En pratique, c’est souvent le syndic qui tient ce rôle, sauf si les copropriétaires décident de désigner quelqu’un d’autre au début de la réunion. Son travail consiste à rédiger le procès-verbal, avec les décisions votées et le résultat des votes.

Ce rôle peut sembler administratif, mais il pèse lourd après l’AG.

Une décision mal reprise, un résultat imprécis, des opposants oubliés ou une abstention mal indiquée peuvent créer un vrai problème si un copropriétaire conteste ensuite la décision. Le procès-verbal doit notamment mentionner le résultat de chaque vote et identifier les copropriétaires opposants, abstentionnistes ou assimilés défaillants lorsque c’est nécessaire.

Le secrétaire ne conduit pas les débats. Cette mission revient au président de séance.

Son rôle commence plutôt au moment où les échanges et les votes doivent être fixés clairement par écrit. C’est ce document qui servira ensuite de référence pour savoir ce qui a été adopté, rejeté ou contesté.

Le PV d’assemblée générale doit être signé par :

• Le président de séance
• Le secrétaire de séance
• Le ou les scrutateurs

Cette signature intervient à la fin de la séance ou dans les huit jours qui suivent. À savoir : ce délai de 8 jours ne sert pas à refaire les décisions après coup.

Comment contester une assemblée générale de copropriété ?

Contester une assemblée générale de copropriété, ce n’est pas simplement dire qu’on n’est pas d’accord avec une décision.

Il faut viser une irrégularité précise : une convocation envoyée trop tard, une résolution votée alors qu’elle ne figurait pas à l’ordre du jour, une mauvaise majorité appliquée, un pouvoir irrégulier ou un procès-verbal qui ne reprend pas correctement le résultat du vote. Sans irrégularité réelle, la contestation risque de ne pas aboutir.

Tout le monde ne peut pas agir de la même manière. En principe, la contestation est ouverte aux copropriétaires opposants, c’est-à-dire ceux qui ont voté contre la décision, et aux copropriétaires défaillants, donc absents et non représentés.

Un copropriétaire qui a voté pour une résolution ne peut pas, sauf situation particulière, demander ensuite son annulation parce qu’il regrette son vote.

Les motifs de contestation les plus fréquents sont notamment :

• Une convocation irrégulière
• Un délai non respecté
• Une question absente de l’ordre du jour
• Une mauvaise majorité appliquée
• Un pouvoir irrégulier
• Un procès-verbal incomplet ou inexact

Le délai est court. L’action doit être engagée dans les 2 mois qui suivent la notification du procès-verbal.

C’est à partir de cette notification que le délai commence à courir, pas simplement à partir du jour de l’assemblée. À savoir : si le procès-verbal n’a jamais été notifié, le délai peut aller jusqu’à 5 ans.

La contestation se fait devant le tribunal judiciaire du lieu de l’immeuble, avec avocat obligatoire.

Une réclamation adressée au syndic peut permettre de demander des explications ou de signaler une erreur, mais elle ne suffit pas à faire annuler une décision votée. Pour obtenir cette annulation, il faut saisir le juge dans les délais.

Comment fonctionne un pouvoir en assemblée générale de copropriété ?

Un copropriétaire qui ne peut pas assister à l’assemblée générale peut donner pouvoir à une autre personne pour voter à sa place.

Cette personne, qu’on appelle le mandataire, n’a pas forcément besoin d’être copropriétaire dans l’immeuble. Ce qui compte, c’est que le mandat soit clair : il doit permettre d’identifier le copropriétaire représenté, la personne qui vote pour lui et l’assemblée concernée.

Un pouvoir en AG de copropriété ne doit pas être donné à la légère.

Le mandataire votera à la place du copropriétaire absent, soit en suivant ses consignes, soit avec une liberté plus large si rien n’a été précisé. Mieux vaut donc indiquer clairement ses intentions sur les résolutions importantes, surtout lorsqu’il s’agit de travaux, de budget, de changement de syndic ou de dépenses exceptionnelles.

• Le pouvoir doit permettre d’identifier clairement :
• Le copropriétaire qui donne mandat
• La personne qui vote à sa place
• L’assemblée générale concernée
• Les éventuelles consignes de vote

Il existe aussi une limite pour éviter qu’une seule personne concentre trop de voix. Un même mandataire ne peut pas recevoir plus de 3 pouvoirs, sauf si le total de ses voix et de celles qu’il représente ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat des copropriétaires.

Au-delà, le risque est simple : le vote peut être contesté si les pouvoirs ont été pris en compte alors qu’ils ne respectaient pas les règles.

Certaines personnes ne peuvent pas recevoir de pouvoir. Le syndic, par exemple, ne peut pas représenter un copropriétaire à l’assemblée générale.

La règle se comprend assez facilement : celui qui organise ou accompagne la réunion ne doit pas voter à la place des copropriétaires sur les décisions qui concernent la copropriété.

Que doit contenir le procès-verbal d’une assemblée générale de copropriété ?

Le PV d’assemblée générale sert à fixer par écrit les décisions prises pendant la réunion.

Il ne reprend pas tout le détail des échanges, ni chaque intervention des copropriétaires. Son rôle est plus précis : indiquer ce qui a été soumis au vote, ce qui a été adopté ou rejeté, et dans quelles conditions.

On doit donc y retrouver :

• L’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour
• Le résultat du vote correspondant
• Les noms des copropriétaires opposants
• Le nombre de voix des copropriétaires opposants
• Les abstentions à mentionner
• Les copropriétaires assimilés défaillants lorsque la situation l’exige

Ces mentions sont importantes, parce qu’elles permettent de savoir qui pourra éventuellement contester une décision après l’assemblée.

Le procès-verbal peut aussi mentionner les réserves formulées par un copropriétaire opposant sur la régularité d’une décision. Si un incident technique a empêché un copropriétaire de voter à distance, il doit également être indiqué.

La feuille de présence est annexée au PV, ce qui permet de vérifier les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance.

Le document doit ensuite être signé par :

• Le président de séance
• Le secrétaire
• Le ou les scrutateurs

Cette signature peut intervenir à la fin de la réunion ou dans les huit jours qui suivent. À savoir : ce délai de 8 jours ne permet pas de modifier les décisions votées.

Il sert à finaliser le procès-verbal, pas à réécrire l’assemblée après coup. Un procès-verbal bien rédigé évite beaucoup de discussions inutiles après l’AG.

Quelles sont les conséquences d’une assemblée générale de copropriété non tenue ?

Quand une assemblée générale n’a pas lieu, la première conséquence est assez directe : les décisions prévues ne sont pas votées.

Les comptes ne sont pas approuvés, le budget peut rester en attente, des travaux peuvent être reportés, et la copropriété ne peut pas se prononcer sur les sujets qui devaient être inscrits à l’ordre du jour. Le problème devient encore plus sensible lorsque le mandat du syndic arrive à échéance.

Sans assemblée pour renouveler son contrat ou désigner un nouveau syndic, la copropriété peut se retrouver sans représentant pour gérer l’immeuble. Dans ce cas, un copropriétaire peut saisir le président du tribunal judiciaire pour demander la désignation d’un administrateur provisoire.

Il faut quand même distinguer le retard et le vrai blocage.

Une AG repoussée de quelques semaines ne produit pas les mêmes effets qu’une copropriété qui n’arrive plus à réunir ses copropriétaires ou à renouveler son syndic. Mais plus l’assemblée tarde, plus les décisions s’accumulent :

• Le budget à voter
• Les comptes à approuver
• Les contrats à renouveler
• Les travaux à décider
• La mise en concurrence du syndic à organiser
• Les dépenses déjà engagées à régulariser

Des copropriétaires peuvent aussi provoquer la convocation d’une assemblée. La demande peut venir du conseil syndical ou de copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.

Les questions à traiter doivent alors être indiquées clairement pour pouvoir être inscrites à l’ordre du jour.

À savoir : des copropriétaires représentant au moins un quart des voix peuvent demander la convocation d’une AG. C’est souvent le bon levier lorsque le syndic tarde à organiser la réunion ou lorsqu’un sujet important ne peut plus attendre.

Comment fonctionne le vote par correspondance en copropriété ?

Le vote en copropriété peut se faire avant l’assemblée générale, grâce au vote par correspondance.

Le copropriétaire n’assiste pas à la réunion et ne donne pas pouvoir à quelqu’un d’autre : il vote directement sur les résolutions, à partir du formulaire joint à la convocation. Ce formulaire doit permettre de voter pour, contre ou de s’abstenir sur chaque résolution.

Il faut donc le lire avec attention, parce que le vote porte sur les textes tels qu’ils sont présentés avant l’AG.

Si une résolution est importante, par exemple sur des travaux, le budget ou le syndic, mieux vaut vérifier que les documents joints permettent vraiment de se prononcer. Le copropriétaire vote avant les débats, avec les informations disponibles dans la convocation.

Le formulaire permet généralement d’indiquer, pour chaque résolution :

• Un vote pour
• Un vote contre
• Une abstention

Le délai est strict. Pour être pris en compte, le formulaire doit être reçu par le syndic au plus tard 3 jours francs avant l’assemblée générale.

S’il est envoyé par courrier électronique à l’adresse indiquée par le syndic, il est présumé reçu à la date de l’envoi. Passé ce délai, le vote risque de ne pas être pris en compte, même si le copropriétaire avait bien rempli le document.

Il faut aussi prévoir le cas où la résolution change pendant la réunion. Un copropriétaire qui a voté par correspondance ne participe pas aux débats et ne peut pas adapter son vote en direct.

Lorsque la résolution est modifiée en séance, il peut donc être assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.